Was Sie schon immer über Kostenschätzungen wissen wollten (aber nie zu fragen wagten)

Die Vergütung nach Aufwand ist sowohl in der IT-Welt als auch in der juristischen Sphäre (dort trotz unseres Widerstands!) noch immer weit verbreitet. Ein häufiges Problem sind in diesem Zusammenhang die Preisvereinbarungen, die häufig auf Schätzungen beruhen. Wir haben einige Fragen zum Thema Kostenschätzungen und Kostenvoranschläge gesammelt und beantworten sie Ihnen hier so einfach wie möglich.

Zahlungspflicht ohne Preisabsprache?

Frage 1: Sie sind IT-Unternehmer und erhalten einen neuen Auftrag: Eine Individualsoftware nach den Vorgaben Ihres Kunden zu entwickeln. Vor lauter Enthusiasmus beginnen Sie sofort mit der Ausführung und vergessen darüber völlig, einen Preis für diese Leistung zu vereinbaren. Können Sie in diesem Fall überhaupt Zahlung von Ihrem Kunden verlangen? Wenn ja: In welcher Höhe?

Grundsätzlich gilt im Recht: Damit ein Vertrag zustandekommt, müssen Sie sich mit Ihrem Gegenüber über die wesentlichen Vertragsbestandteile (die essentialia negotii) einigen. Dazu gehört in der Regel auch der Preis für eine Leistung, etwa wenn Sie einen Kaufvertrag schließen.

Bei Dienst- oder Werkverträgen ist das allerdings etwas anders. Hier reicht es schon aus, dass Sie sich darüber einig sind, dass die Leistung entgeltlich erbracht wird. Über die Höhe der Vergütung müssen Sie sich hingegen nicht einigen. Es gilt dann die „übliche“ Vergütung als vereinbart (vgl. § 612 bzw. § 632 BGB). Was üblich ist, darüber lässt sich natürlich trefflich streiten. Nur ein kurzer Hinweis dazu: Es kommt darauf an, welcher Preis vor Ort üblich ist, nicht darauf, was generell in der Branche gezahlt wird.

Verfehlte Aufwandsschätzung

Frage 2: Sie haben inzwischen dazugelernt. Bevor Sie sich an den nächsten Auftrag machen, vereinbaren Sie, dass Sie nach Aufwand zu einem bestimmten Stundensatz bezahlt werden. Sie geben außerdem eine Schätzung darüber ab, wie viele Stunden Sie in etwa für das Projekt benötigen werden. Dummerweise stellen Sie nach einer Weile fest, dass Sie sich verkalkuliert haben und mehr Zeit benötigen werden als ursprünglich vorgesehen. Können Sie verlangen, dass Ihr Kunde auch für diese Mehrkosten aufkommt?

Um diese Frage zu beantworten, ist es zunächst wichtig, zu wissen, was für eine Art von Vertrag Sie geschlossen haben. In Betracht kommen hier insbesondere Dienst- (§ 611 BGB) und Werkvertrag (§ 631 BGB). Um welchen Vertragstyp es sich handelt, wird übrigens – anders als häufig angenommen – nicht bereits dadurch entschieden, ob die Vergütung nach Zeitaufwand (wie hier) oder nach Festpreis erfolgt. Es kommt eher darauf an, worauf der Vertrag genau ausgerichtet ist: Auf einen bestimmten Erfolg (wie die Erstellung einer neuen Software) oder die Erbringung allgemeiner Dienste für das Unternehmen (z.B. Beratung oder Support).

Wenn wir annehmen, dass es sich bei diesem Auftrag – wie bei den meisten IT-Projektverträgen – um einen Werkvertrag handelt, lässt sich die Frage, ob Ihr Kunde, für die Mehrkosten aufkommen muss, mit dem Gesetz klar beantworten: § 650 BGB bestimmt, dass „Kostenanschläge“ (die im Alltag eher als „Kostenvoranschläge“ bezeichnet werden) in der Regel unverbindlich sind. Das heißt, wenn Sie nicht die Gewähr dafür übernommen haben, dass Ihre Schätzung korrekt ist (z. B. indem Sie das Ihrem Kunden ausdrücklich versichert haben), dann ist er dazu verpflichtet, auch Ihre Mehrarbeit zu bezahlen. Dies gilt allerdings dann nicht, wenn er den Vertrag vorher gekündigt hat.

Kündigungsrecht bei Überschreitung der Aufwandsschätzung

Frage 3: Mein Kunde kann kündigen, wenn ich die geschätzten Kosten überschreite?

Genau genommen kann Ihr Kunde als Auftraggeber eines Werkvertrags (auch „Besteller“ genannt) sowieso immer kündigen – auch ohne besonderen Grund (§ 649 BGB). Diese Möglichkeit ist für Sie als Auftragnehmer (auch „Unternehmer“ genannt) allerdings durchaus günstig, denn Sie erhalten dann die volle Vergütung abzüglich der Aufwendungen, die Sie sich durch den vorzeitigen Abbruch des Auftrags sparen. (Im Detail kann sich die Berechnung der Abzüge aber durchaus als kompliziert erweisen.)

Wenn die tatsächlichen Kosten des Projekts Ihre Berechnung allerdings wesentlich überschreiten, kann Ihr Kunde zusätzlich nach § 650 Abs. 1 BGB kündigen – und diese Möglichkeit ist weniger günstig für Sie. Denn danach können Sie nur die Vergütung der bisher geleisteten Arbeit und bereits entstandene Aufwendungen verlangen.

Frage 4: Ab wann ist eine Überschreitung der Kosten denn wesentlich?

Generell ist dies schwer zu sagen, da es sehr auf den Einzelfall ankommt, insbesondere auf das Projektvolumen: Handelt es sich um einen Auftrag im fünf- oder im achtstelligen Bereich? Als Anhaltspunkte werden regelmäßig 15-20% genannt, in Ausnahmefällen sollen auch Überschreitungen von bis zu 25% noch als nicht wesentlich anzusehen sein. Alles, was darüber hinausgeht, ist in jedem Fall wesentlich und berechtigt zur Kündigung. Bei großen Projekten mag auch eine Überschreitung von 10% bereits als wesentlich gelten. Wie gesagt: Es kommt auf den Einzelfall an.

Mitteilungspflicht bei Überschreitung der Schätzung?

Frage 5: Woher erfährt mein Kunde eigentlich, dass das Projekt teurer wird als geplant? Muss ich ihm das sagen?

Ja, das müssen Sie. Sobald zu erkennen ist, dass Sie die angegebene Vergütung wesentlich überschreiten werden, sind Sie gem. § 650 Abs. 2 BGB dazu verpflichtet, ihm dies mitzuteilen.

Frage 6: Kommt es darauf an, aus welchem Grund ich von meiner ursprünglichen Berechnung abweiche und der Preis sich erhöht?

In der Regel nicht. Es ist egal, ob Sie einen Zahlendreher in Ihrer Rechnung hatten oder sich z. B. Ihre eigenen Kosten plötzlich erhöhen, ohne dass dies für Sie im Voraus erkennbar war. In beiden Fällen kann Ihr Kunde kündigen bzw. müssen Sie ihn über die Erhöhung informieren.

Eine wichtige Ausnahme von diesem Grundsatz ist der Fall, dass Ihr Kunde unrichtige Angaben gemacht hat. Wenn Ihre Schätzung aus diesem Grunde an der Wirklichkeit vorbeigeht, hält der Bundesgerichtshof § 650 BGB für nicht anwendbar (BGH, Urteil vom 21.12.2010, Az.: X ZR 122/07). Und natürlich gilt: Wenn Ihr Kunde während des Projekts spontan dessen Umfang erweitert und z.B. zusätzliche Features in die Software eingebaut haben möchte, liegt ein sog. „Change Request“ vor, und natürlich erhöht sich auch die Vergütung.

Ausschluss des Kündigungsrechts in AGB?

Frage 7: Kann ich dieses Kündigungsrecht nach § 650 BGB nicht einfach durch eine Klausel in meinen AGB ausschließen?

Um es kurz zu machen: Nein. Man geht davon aus, dass dies eine unangemessene Benachteiligung Ihres Kunden darstellen würde, die deshalb in AGB nicht zulässig ist (§ 307 Abs. 2 Nr. 1 BGB). In Individualverträgen kann eine solche Klausel durchaus zulässig sein. Aber Achtung: Eine Klausel hört nicht deshalb auf, eine Allgemeine Geschäftsbedingung zu sein, nur weil Sie sie aus Ihren AGB heraus in den Einzelvertrag kopieren (denn in diesem Fall haben Sie ja immer noch vor, Sie für eine Vielzahl von Verträgen zu verwenden). Sie müssen Ihrem Kunden gegenüber die Bereitschaft erkennen lassen, über diese Klausel zu verhandeln, anstatt Sie ihm einfach als endgültig vorzusetzen. Dadurch riskieren Sie natürlich, dass Ihr Kunde sich mit der Klausel gerade nicht einverstanden erklärt. Mehr dazu in unserem Beitrag zu typischen AGB-Fragen und -Antworten.

Was gilt bei Dienstverträgen?

Frage 8: Gibt es eine Regelung wie den § 650 BGB auch für Dienstverträge?

Nein, und sie ist im Grunde auch nicht nötig. Denn das Wesen eines Dienstvertrags besteht darin, dass der Auftragnehmer nur eine reine Tätigkeit schuldet und keinen bestimmten Erfolg. Und wenn kein bestimmter Erfolg und damit auch kein bestimmtes Ergebnis geschuldet ist, gibt es keine Grundlage für eine Aufwandsschätzung. Die Parteien müssen dann höchstens vereinbaren, wie hoch der Aufwand sein soll. Wenn dieser Aufwand erbracht wurde, muss der Auftragnehmer die Arbeit beenden. Ob dem Auftraggeber dieser Aufwand ausreicht, liegt dann in seiner Verantwortung.

Kostenvoranschlag oder „T&M mit Cap“?

Frage 9: Statt eines einfachen Kostenvoranschlags werden manche Projekte auch mit einer sogenannten „Aufwandsdeckelung“ (auch neudeutsch „Cap“ genannt) bzw. einer „Obergrenze“ durchgeführt. Was ist das genau und wie unterscheiden sich diese Begriffe von der normalen Aufwandsschätzung?

Der Unterschied besteht darin, was passiert, wenn der vereinbarte Betrag erreicht wurde: Wenn ein „Cap“ vereinbart wurde, ist ab diesem Moment Schluss mit der Vergütung, d.h. die Kosten für Ihren Kunden wachsen in keinem Fall darüber hinaus. Wenn es sich dann, was regelmäßig der Fall sein sollte (siehe Frage 8), um einen Werkvertrag handelt, sind Sie dann verpflichtet, das Projekt ab dann ohne weitere Vergütung fertigzustellen.

Dienst- oder Werkvertrag?

Was wir bei Gesprächen mit IT-Unternehmern immer wieder feststellen: IT-Leistungen werden häufig auch dann für Dienstleistungen gehalten, wenn es sich eigentlich um Werkleistungen handelt. Vielen Beteiligten reicht schon die Tatsache, dass nach Aufwand abgerechnet wird, als Begründung für den Dienstvertrag aus. Wenn sich über aus der Leistungsbeschreibung und vor allem der Projektrealität ein Erfolgscharakter der Leistung ergibt, ergibt sich für den IT-Unternehmer ein anderes Risikoprofil. Er trägt zumindest eine gewisse Verantwortung für den vereinbarten Aufwand, wie wir oben begründet haben. Hinzu kommt die Gefahr, etwas zu produzieren, dessen Abnahme verweigert wird, oder im weiteren Verlauf im Rahmen von Gewährleistungspflichten kostenlos Fehler beheben zu müssen.

Noch Fragen?

Falls Sie unsicher sind, wie Sie mit dem Thema Aufwandsschätzungen in der Praxis am besten umgehen, sprechen Sie uns gerne an.