Was sind „gute (IT-)rechtliche Prozesse“?

Seit diesem Beitrag wissen Sie, was wir unter guten (IT-)Verträgen verstehen. Sie haben auch schon mitbekommen, dass wir gute Prozesse im Unternehmen wichtig finden. Aber was meinen wir mit „guten (IT-)rechtlichen Prozessen“? Darum geht es in diesem Beitrag.

Prozesse für „Bessere Geschäfte“

In einer idealen Welt ist Ihr IT-Unternehmen mit guten Standardverträgen und/oder AGB ausgestattet. Ihre Standard-Angebote und Ihre AGB sind ideal aufeinander abgestimmt. Sie schaffen es außerdem bei jedem Kunden, diese Standarddokumente ohne Änderungen durchzusetzen. Außerdem ändern sich Ihre Geschäfte und die Anforderungen Ihrer Kunden nie.

Das hört sich ein klein wenig unrealistisch an? Genau, das ist es auch. In der Realität passiert Folgendes:

• Eines Tages passen Ihre Standardverträge nicht mehr zu dem, was Ihr Unternehmen tut.
• Eines Tages ändern sich rechtliche Anforderungen, Ihre Standardverträge passen nicht mehr dazu.
• Eines Tages kommen Kunden zu Ihnen und möchten, dass Sie für das Geschäft mit Ihnen einzelne Passagen Ihrer Standardverträge ändern.
• Eines Tages kommen Kunden zu Ihnen und möchten einen bestehenden oder abgelaufenen Vertrag nachverhandeln oder neu verhandeln. Das bezieht sich nicht nur auf kommerzielle, sondern auch auf rechtliche Konditionen.
• Eines Tages lehnt ein Kunde Ihre Standardverträge ab und verlangt, dass Sie das Geschäft mit ihm auf Grundlage seiner Standardverträge eingehen.

Wie gehen Sie mit diesen Fällen um? Ganz einfach, werden Sie vielleicht sagen, wir gehen zu unserem Anwalt. Der wird schon wissen, was zu tun ist.

So vorzugehen ist sicher nicht falsch, viele machen es so. Selbst in größeren Unternehmen mit eigener Rechtsabteilung werden Verträge und Änderungswünsche nicht nach festen Richtlinien geprüft und verhandelt. Die beteiligten Juristen, unter Umständen mit Hilfe externer Anwälte, entscheiden „Pi mal Daumen“. Viele große IT-Unternehmen betreiben dagegen einen großen Aufwand, um die in einem Vertrag „lauernden“ Risiken zu minimieren oder zumindest zu dokumentieren.

(Möchten Sie Ihre AGB in laufenden Vertragsbeziehungen wirksam ändern? Hier erfahren Sie, wie’s geht!)

Was verstehen wir nun unter guten Prozessen für „Bessere Geschäfte“?

Zum Beispiel diese:

• In Ihrem Unternehmen wird regelmäßig (z.B. jährlich) geprüft, ob Ihre Standardverträge Ihrem aktuellen Geschäft entsprechen. Falls nötig, werden die Standards angepasst. Außerdem benachrichtigen Ihre Rechtsberater Sie proaktiv, falls Ihre Standardverträge wegen neuer rechtlicher Anforderungen geändert werden müssen. Das heißt, Sie haben für Ihre Verträge eine Art „Wartungsvertrag„.
• Sie führen und pflegen „Vertragsrichtlinien“ für Ihre Standardverträge (bzw. lassen diese pflegen). Diese Richtlinien enthalten Vorgaben, welche rechtlichen Regelungen für Ihre Geschäfte akzeptabel sind und welche nicht. So haben Sie und Ihre Rechtsberater klare Vorgaben, wie sie mit Änderungswünschen von Kunden umzugehen haben.
• Sie legen fest, unter welchen Voraussetzungen Sie Vertragsdokumente Ihrer Kunden akzeptieren oder diese generell ablehnen (z.B. ab bestimmten Vertragsvolumina und nur dann, wenn die Dokumente einigermaßen zu Ihrem Geschäft passen).
• Sie haben Prozesse zum Vertragsmanagement: Ihre Standardverträge sowie abgeschlossene (von den Standards abweichende) Verträge verwalten Sie an einem zentralen Ort, am besten digital und unter Berücksichtigung der relevanten Metadaten. Dabei hilft Ihnen ein Contract Management Tool. (Mehr zum Vertragsmanagement und Tools hierzu in einem späteren Beitrag.)

Prozesse zum „Sauber Bleiben“

„Sauber Bleiben“ heißt für uns, dass Sie die für Ihr Geschäft geltenden Gesetze einhalten. Für ein IT-Unternehmen sind dies normalerweise vor allem die Vorschriften zum Datenschutz. Abhängig von Ihrem konkreten Geschäftsmodell können aber auch ganz andere Regelungen für Sie relevant sein – und werden.

Durch die folgenden beispielhaften Prozesse „bleiben Sie sauber“:

• Ihre Rechtsberater stimmen sich regelmäßig mit Ihnen ab und benachrichtigen Sie proaktiv, falls Ihr Unternehmen neue rechtliche Anforderungen erfüllen muss oder sich die einzuhaltenden Vorschriften ändern.
• Sie dokumentieren regelmäßig diejenigen Vorgänge und Aufgaben in Ihrem Unternehmen, die bezogen auf Rechtsverstöße besonders riskant sind. Ihre Mitarbeiter werden laufend entsprechend geschult. So wissen Ihre Mitarbeiter, was sie zu tun und zu lassen haben.

… zum „Werte Schützen“

Gute Prozesse helfen Ihrem Unternehmen auch dabei, zentrale Vermögenswerte besser zu schützen. Dies sind Beispiele für entsprechende Prozesse:

• Sie schließen Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) mit Kunden und Lieferanten nur ab, wenn diese bestimmte Vorgaben erfüllen. Ebenso wie für Ihre Standardverträge haben Sie hierfür klare Richtlinien. (Mehr dazu in einem späteren Beitrag.)
• Sie überwachen laufend, ob Ihre eingetragenen geistigen Schutzrechte (z.B. Marken, Patente) mit Eintragungen der Konkurrenz kollidieren und ob sie ggf. verlängert werden müssen.
• Sie überwachen laufend, ob es im Internet zu Verstößen gegen Ihr geistiges Eigentum kommt, z.B. durch Softwarepiraterie. Wenn das der Fall ist, werden klar definierte Maßnahmen eingeleitet. (Mehr dazu in einem späteren Beitrag.)

… zum „Konflikte Lösen“

Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann es zu rechtlichen Konflikten kommen. Gute Verträge helfen Ihnen zwar häufig, aber nicht immer, Konflikte zu vermeiden. In solchen Fällen hilft ein planmäßiges Vorgehen, kühlen Kopf zu bewahren, z.B. in diesen Formen:

• Sie definieren klare Regeln, in welchen Fällen Sie mit einem Konflikt in welcher Art und Weise umgehen.
• Sie definieren „Grenzwerte“, ab denen Sie gerichtliche Auseinandersetzungen in Betracht ziehen – unterhalb sparen Sie sich einfach die Mühe.
• Sie stellen klare interne Regeln auf, um in einem Rechtsstreit die Kosten für Ihre Rechtsberater im Griff zu behalten.

Gute (rechtliche) Prozesse machen Ihr IT-Unternehmen besser!

Viele große IT-Unternehmen betreiben einen enormen Aufwand, um mit Hilfe ausgefeilter Prozesse ihre geschäftsimmanenten Risiken im Griff zu behalten. Wir glauben fest daran, dass sich auch Ihr kleines oder mittelständisches IT-Unternehmen besser entwickelt, wenn Sie gute rechtliche Prozesse aufsetzen und einhalten.

Wir glauben aber auch, dass das nicht schwer ist. Wir geben Ihnen „80/20“-Lösungen an die Hand, mit deren Hilfe Sie mit wenig Aufwand viel erreichen.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über dieses Thema wissen möchten.