Die rechtliche Grundausstattung kleinerer IT-Unternehmen, Teil 1: Anbieter von (B2B-)Standardsoftware

Wie schaffen Sie es als kleineres IT-Unternehmen, mit relativ wenig Aufwand rechtlich professionell aufgestellt zu sein? In dieser Beitragsreihe liefern wir Ihnen hierfür einfache Checklisten. Wir unterscheiden zwischen verschiedenen Arten von IT-Unternehmen und beginnen mit einer für uns besonders wichtigen Gruppe: Anbietern von Standardsoftware für Unternehmen.

Was verstehen wir unter Anbietern von (B2B-)Standardsoftware

Wir beraten laufend verschiedene Anbieter, die Standardsoftware für Unternehmenskunden entwickelt haben. Es handelt sich sozusagen um „kleine SAPs“. Es gibt inzwischen kaum mehr ein Unternehmen dieser Art unter unseren Mandanten, die ihr Produkt nicht webbasiert als „Software as a Service“ anbieten. Allerdings bieten die meisten Anbieter ihren Kunden auch die Möglichkeit, die Software zu kaufen oder zu mieten und auf eigenen oder fremden Servern selbst zu betreiben. Zudem können die Kunden die Software häufig an ihre Bedürfnisse anpassen lassen. Die Liefermodelle sind also häufig sehr flexibel.

Was brauchen Sie als B2B-Softwareanbieter nun, um rechtlich gut und professionell aufgestellt zu sein?

„Bessere Geschäfte“: Gute Verträge und Richtlinien

Wenn Sie sich unsere Kategorisierung typischer rechtlicher Anliegen anschauen, steht für Ihre Art von Unternehmen das Interesse im Vordergrund, gute und sichere Geschäfte auf stabiler rechtlicher Grundlage abzuschließen.

Hierfür brauchen Sie aus unserer Sicht zunächst Folgendes:

  • Ein eigenes Standard-Vertragswerk, in der Regel bestehend aus
    • einem Musterangebot,
    • zum Musterangebot passenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen,
    • ggf. ein den AGB entsprechender Mustervertrag.

Ein solches Vertragswerk sollte individuell auf Ihre Leistungen, Liefermodelle und rechtliche und kommerzielle Besonderheiten Ihrer Produkte ausgerichtet sein. Mehr dazu erfahren Sie z.B. in diesem Beitrag. Wir liefern Ihnen ein solches Vertragswerk auf Anfrage zum Festpreis, inklusive aller Abstimmungen, die für die Erstellung nötig sind.

Wir achten darauf, dass sich die rechtlichen Regelungen an gängigen Marktstandards orientieren, sodass Prüfungen durch und Verhandlungen Ihrer Verträge mit Anwälten und Rechtsabteilungen Ihrer Kunden schnell über die Bühne gehen.

  • Analyse Ihrer Vertragssituation mit Subunternehmern, z.B. Cloudanbietern oder Rechenzentren; ggf. Anpassung der zu Grunde liegenden Verträge

Sie sollten darauf achten, dass es keine „Risikolücken“ und Widersprüche zwischen Ihren Kundenverträgen und Ihren Subunternehmerverträgen gibt. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag.

  • Laufende Pflege Ihres Standard-Vertragswerks

Viele kleinere Softwareanbieter ändern mit der Zeit ihr Geschäftsmodell, und es fallen Ihnen in ihren Kundenbeziehungen Dinge auf, die im Standard-Vertragswerk klarer geregelt sein sollten. Deshalb sollten Sie Ihre Standard-Vertragswerke regelmäßig (z.B. jährlich) einem Check auf nötige und sinnvolle Anpassungen unterziehen. Hierüber können wir auf Wunsch einen „Pflegevertrag“ auf Basis von Pauschalen schließen.

  • Prüfung und Verhandlung von Vertragsänderungen oder Kundenverträgen auf Kundenwunsch, am besten auf Grundlage einer Risikorichtlinie

Wenn Sie anspruchsvolle Unternehmenskunden haben, prüft regelmäßig deren Rechtsabteilung Ihr Standard-Vertragswerk. Es kann auch – gerade im Rahmen von Ausschreibungen – passieren, dass er auf Grundlage eigener Vertragsbedingungen mit Ihnen ins Geschäft kommen möchte, oder dass er Änderungswünsche an Ihrem Standard-Vertragswerk hat (mehr dazu hier).

In diesen Fällen helfen wir Ihnen dabei, möglichst schnell und pragmatisch zu einem für Sie vertretbaren Ergebnis zu kommen. Welche Vorteile es für Sie hat, hier auf Grundlage einer Risikorichtlinie zu arbeiten, erklären wir in diesem Beitrag. Wir erstellen Ihnen so eine Risikorichtlinie jederzeit auf Festpreisbasis, und wir halten uns dann bei Verhandlungen an diese Richtlinie. Prüfungen und Verhandlungen rechnen wir nach Aufwand oder – bei regelmäßiger Beauftragung – auf Basis von Pauschalen ab.

  • Vertragsmanagement

Ganz egal, wie viele Vertragsbeziehungen zu Kunden und Subunternehmern Sie unterhalten – Ihre Verträge sollten Sie digital, zentral und sicher speichern und archivieren. Auf Wunsch übernehmen wir das für Sie. Wir können dazu auch beliebige Tools zum Vertragsmanagement einsetzen, die zusätzliche Funktionen wie die Verwaltung von Meta-Informationen bieten. So können Sie z.B. Laufzeiten und Risikoprofile Ihrer Vertragsbeziehungen besser im Blick behalten.

„Sauber Bleiben“: Gesetze einhalten mit wenig Aufwand

Mindestens ebenso wichtig wie Ihre Geschäftsentwicklung auf rechtlich professioneller Grundlage ist Ihnen mit Sicherheit die Einhaltung rechtlicher Vorschriften durch Ihre Produkte und Leistungen.

Welche Gesetze Sie einhalten müssen, können wir zunächst nur klassisch anwaltlich beantworten mit dem Satz: „Kommt drauf an!“ Aber worauf? Hier einige Beispiele, unter welchen Voraussetzungen Sie welche Gesetze beachten müssen und wie das geht:

  • Datenschutzgesetze

B2B-Standardsoftware, in denen personenbezogene Daten keine Rolle spielen, gibt es praktisch nicht auf dem Markt. Und spätestens dann, wenn Sie im Rahmen Ihrer Leistungen Zugriff auf die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden haben, sind Sie sog. Auftrags(daten)verarbeiter Ihrer Kunden und müssen besondere Vorkehrungen zur Einhaltung der Datenschutzgesetze treffen. Unsere Haltung zum Datenschutz und die „DSGVO-Basics“ fassen wir in diesem Beitrag zusammen.

Konkret sollten Sie die folgenden Maßnahmen ergreifen:

  • Benennung eines Datenschutzbeauftragten (ab einer gewissen Unternehmensgröße)
  • Abschluss von Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung mit Ihren Kunden und Subunternehmern
  • Analyse, ob Ihre Subunternehmer die Datenschutzgesetze einhalten
  • Erstellung und Pflege eines Verarbeitungsverzeichnisses
  • Erstellung und ggf. Pflege einer Datenschutzerklärung, falls Sie Ihre Software webbasiert anbieten oder während der Nutzung eine Onlineverbindung mit Ihnen besteht
  • Einrichtung von Verfahren zum Umgang mit Betroffenenanfragen
  • Analyse zur Einhaltung sonstiger Gesetze

Wenn Sie eine reine B2B-Software anbieten, sind Verbraucherschutzgesetze voraussichtlich nicht Ihr Problem. Möglicherweise ist Ihre Software aber auf eine bestimmte Branche ausgerichtet, z.B. auf Finanzdienstleister oder regulierte Berufe wie Ärzte oder Rechtsanwälte. Dann müssen Sie womöglich berufsrechtliche Regelungen einhalten. Womöglich bieten Sie auch mit Ihrer Software eine „kritische Infrastruktur“ im Sinne der IT-Sicherheitsgesetze. Wir prüfen und begutachten dies für Sie, in der Regel auf Festpreisbasis.

  • Falls Sie mit User Generated Content zu tun haben: Einrichtung von Verfahren zum Umgang mit Notice-and-Takedown-Anfragen

Erzeugen Nutzer mit Ihrer Software eigene Inhalte, mit denen sie gegen Gesetze verstoßen und Rechte Dritter verletzen können? Das kann, muss aber nicht der Fall sein. Falls ja, sollten Sie für den Fall gewappnet sein, dass Dritte Sie kontaktieren, weil sie sich durch Inhalte Ihrer Nutzer in ihren Rechten verletzt fühlen. Auf solche Anfragen müssen Sie zügig und angemessen reagieren, um nicht selbst in die Haftung zu geraten.

  • Analyse Ihrer Website und mobiler Apps auf Abmahnrisiken

Sie haben vermutlich eine Website, auf der Sie für Ihre Software werben und über die Ihre Kunden diese vielleicht sogar direkt beziehen können. Womöglich kann man Ihre Software auch über Apps auf Mobilgeräten nutzen (schauen Sie sich hierzu unsere Checkliste an). Achten Sie darauf, dass diese Website und Apps ein korrektes Impressum und eine korrekte Datenschutzerklärung haben und Sie sich mit den dort veröffentlichten Inhalten auch sonst legal verhalten. Achten Sie zum Beispiel darauf, dass Sie zu Ihrem Produkt nur zutreffende und über Ihre Konkurrenz keine falschen Angaben machen. Wir nehmen so eine Prüfung gerne auf Festpreisbasis für Sie vor.

„Werte Schützen“: Schutz Ihrer Software und Ihres Unternehmens

Der wichtigste Vermögenswert eines B2B-Softwareanbieters ist normalerweise … seine Software. Um diese rechtlich zu schützen, sollten Sie vor allem auf Folgendes achten:

  • Klare Regelungen zu Nutzungsrechten in Ihrem Standard-Vertragswerk

In Ihrem Standard-Vertragswerk (siehe oben unter „Bessere Geschäfte“) achten Sie darauf, dass Sie Ihren Kunden Nutzungsrechte an der Software nur in dem Umfang einräumen, die er tatsächlich für die Nutzung der Software braucht – nicht mehr und nicht weniger. Mehr dazu lesen Sie in diesem Beitrag zu Nutzungsrechten.

  • Vereinbarungen über die Übertragung geistigen Eigentums

Jede Software hat irgendwo ihren Ursprung – und häufiger als man denkt, liegt der Ursprung nicht in dem Unternehmen, das die Software vertreibt. Sie haben „Ihre“ Software zunächst selbst entwickelt und dann eine GmbH gegründet? Spätestens wenn Sie Anteile Ihres Unternehmens verkaufen wollen, kaufen gute Investoren nicht die Katze im Sack. Sie wollen schwarz auf weiß sehen, dass dem Unternehmen die Software, aber auch anderes geistiges Eigentum tatsächlich gehört. Wir helfen Ihnen dabei, rechtssicher zu dokumentieren, dass in dieser Hinsicht alles seine Ordnung hat. (Was Sie hierzu bei Verträgen mit Ihren Mitarbeitern zu beachten haben, lesen Sie übrigens hier.)

  • Verfolgung von Missbrauch Ihrer Software

Wenn Sie Ihre Software online anbieten, besteht die Gefahr des „Hackings“ durch Kriminelle und des Vertriebs auf dieser Weise „geklauter“ Produkte. Hier helfen wir Ihnen bei der Verfolgung mit allen Mitteln, die sich uns Anwälten bieten. Mehr dazu lesen Sie in diesem Beitrag.

Ein weiterer Fall des Missbrauchs kann darin bestehen, dass Ihre Kunden die Software unterlizensieren, d.h. die Software in größerem Umfang nutzen als sie dies vertraglich dürfen. Auch hier unterstützen wir Sie bei der Wahrnehmung Ihrer Rechte.

Wieso, wir streiten uns doch nicht?

Selbstverständlich helfen wir Ihnen auch, wenn Sie Konflikte mit Kunden, Subunternehmern oder sonstigen Beteiligten haben. Wir haben aber die Erfahrung gemacht, dass sich gerade kleinere IT-Unternehmen auch dann äußerst selten streiten, wenn sie nicht oder kaum rechtlich beraten sind.

Trotzdem gibt es gute Gründe für laufende rechtliche Unterstützung: Ihr Unternehmen macht bessere Geschäfte, Sie haben das Gefühl, rechtlich sauber zu sein, und Ihre Unternehmenswerte sind rechtlich geschützt. Die hierfür nötige Unterstützung durch uns ist kein Hexenwerk und günstiger als Sie vermutlich denken.

Wenn Sie Ihre aktuelle Situation mit uns besprechen und bewerten möchten, nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt mit uns auf.


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