Wie reagieren Sie richtig auf Einkaufsbedingungen des Kunden?

In diesem Beitrag geht es - wie im vorigen - um ein Praxisbeispiel des vertraglichen Risikomanagements. Es geht um den gar nicht so seltenen Fall, dass ein größerer Kunde Ihre Vertragsbedingungen nicht akzeptiert und statt dessen auf eigene Einkaufsbedingungen verweist. Wie reagieren Sie dann richtig?

Ein Fallbeispiel

Ihr kleineres IT-Unternehmen ist rechtlich professionell aufgestellt. Deshalb haben Sie Ihrem Kunden ein „sauberes“ Angebot vorgelegt, das auf Ihre AGB verweist. Diese AGB passen genau zu den von Ihnen angebotenen Leistungen – wie Sie wissen, ist das ziemlich wichtig.

Nun die Überraschung: Ihr Kunde ist mit Ihrem Angebot an sich einverstanden, nur nicht zu Ihren rechtlichen Bedingungen. Statt dessen präsentiert er Ihnen eigene Vertragsbedingungen, die er „Einkaufsbedingungen“ nennt. Das Dokument ist relativ knapp gehalten, und Ihr erster Eindruck ist, dass es zu Ihren Leistungen nicht so recht passen mag. Wie gehen Sie mit diesem Dokument, oder besser gesagt, mit dieser Situation um?

Option 1: Akzeptieren

Sie könnten das Gegenangebot des Kunden annehmen. Dann hätten Sie einen Vertrag auf Grundlage der Einkaufsbedingungen Ihres Kunden geschlossen. Ihre eigenen Vertragsbedingungen kommen nur insoweit zum Einsatz, als sie im eigentlichen Angebot stehen.

Option 2: Ablehnen

Sie könnten das Gegenangebot des Kunden ablehnen und auf Ihre eigenen Vertragsbedingungen bestehen. Dies birgt das Risiko, dass ein Geschäft mit Ihrem Kunden nicht zu Stande kommt. Wie hoch das Risiko tatsächlich ist, hängt zum einen von der Kompromissbereitschaft des Kunden ab, und natürlich auch davon, wie dringend er Ihre Leistungen braucht.

Option 3: Kompromiss finden

Als kleineres IT-Unternehmen möchten Sie vermutlich ungern, dass ein womöglich lukratives Geschäft nicht zu Stande kommt, weil Sie sich nicht über Vertragsbedingungen einigen konnten. Auf der anderen Seite kommt es nach unserer Erfahrung nur selten vor, dass IT-Kunden, die zunächst auf eigene Einkaufsbedingungen bestehen, hier nicht auch zu Kompromissen bereit sind.

Wie kann nun ein solcher Kompromiss aussehen?

Schritt 1: Eigene „Essentials“ herausarbeiten

Zunächst sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Regelungen aus Ihren eigenen Vertragsbedingungen nicht verhandelbar sind oder zumindest im Wesentlichen in Ihren Verträgen enthalten sein müssen. Dies sind nach unserer Erfahrung vor allem Regelungen …

• … zum Umfang und zur Qualität Ihrer Leistungen und zu Mitwirkungsleistungen des Kunden (dazu mehr in diesem Beitrag)
• … zu Nutzungsrechten (mehr dazu in diesem Beitrag)
• evtl. noch zu sonstigen Rechten und Pflichten (z.B. zum Datenschutz).

Für Ihre Unterlagen könnten Sie z.B. eine interne Fassung Ihrer AGB erstellen, in denen Sie diese „Essentials“ markieren. Dieser Aspekt kann auch ein Teil Ihrer Vertrags-Checklisten sein.

Schritt 2: Lücken beim Kunden identifizieren

Schauen Sie sich nun die Einkaufsbedingungen Ihres Kunden an. Sind sie ausführlich genug, damit sie sich als Vertragsbedingungen eignen? Häufig sind Einkaufsbedingungen nicht auf IT-Leistungen ausgelegt, sondern eher auf den Einkauf materieller Güter und herkömmlicher Dienstleistungen. Es gibt aber durchaus auch spezielle IT-Einkaufsbedingungen, in denen die wesentlichen Themen geregelt sind. Besondere Bedeutung haben insofern die IT-Einkaufsbedingungen der öffentlichen Hand (EVB-IT).

Möglich sind nun die folgenden Fälle:

Fall 1: Die Einkaufsbedingungen des Kunden enthalten in wesentlichen Bereichen Lücken. Dann sollten Sie diese Lücken gezielt gegenüber dem Kunden ansprechen und folgende Lösungsmöglichkeiten vorschlagen: Entweder doch auf Ihre eigenen Vertragsbedingungen „umzuschwenken“ (wobei Sie natürlich offen für die Verhandlung einzelner Regelungen sind), oder eine Ergänzungsvereinbarung zu entwerfen, welche die bisher nicht geregelten Bedingungen (aus Ihren eigenen AGB) enthält.

Fall 2: Die Einkaufsbedingungen sind zumindest insofern „vorbildlich“, als sie alle nötigen Themen ansprechen und regeln – wenn auch nicht unbedingt in Ihrem Sinne. Dann sollten Sie diese Einkaufsbedingungen auch als Grundlage für weitere Verhandlungen akzeptieren. Mehr zu diesen Verhandlungen im nächsten Schritt.

Schritt 3: Über Differenzen verhandeln

Sie haben nun immerhin ein „lückenloses“ Vertragswerk, für das Sie ihrem Kunden womöglich schon eine Ergänzungsvereinbarung zu seinen Einkaufsbedingungen entwerfen (lassen) mussten.

In diesem Stadium haben Sie in jedem Fall eine erheblich bessere Situation erreicht als wenn Sie sich direkt für Option 1, das direkte Akzeptieren der Einkaufsbedingungen, entschieden hätten. Denn nun haben Sie ein klares Bild darüber, wo Sie vertraglich stehen, und Sie können eine informierte Entscheidung darüber treffen, welche Risiken Sie im weiteren Verlauf eingehen wollen und welche nicht. Das ist allemal besser als Vertragsbedingungen „blind“ zu unterschreiben und darauf zu hoffen, dass es schon irgendwie gut gehen wird.

Dass sich im Rahmen von Vertragsgesprächen in manchen Bereichen unterschiedliche Vorstellungen über die Vertragsbedingungen herausstellen, ist nicht ungewöhnlich und nichts, was einem schlaflose Nächte bereiten muss. Wenn Ihr Kunde professionell aufgestellt ist, wird es kein Problem sein, diese Themen sachlich zu besprechen – ganz egal, ob mit oder ohne rechtlichen Beistand. Damit Sie in diesen Verhandlungen immer eine klare Sicht der Dinge haben, hilft Ihnen z.B. der Abgleich des aktuellen Vertragsstands mit einer Vertrags-Checkliste – entweder in Eigenregie oder mit anwaltlicher Unterstützung. Sprechen Sie uns hierzu gerne jederzeit an.

Alles OK mit Ihrem Risikomanagement?

Falls Sie unsicher sind, ob mit Ihrem vertraglichen Risikomanagement alles in Ordnung oder ob Luft nach oben ist: Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Empfehlen können wir Ihnen z.B. gute AGB und IT-Musterverträge oder auch eine Vertrags-Checkliste für Verhandlungen. Auf unseren Produktseiten erfahren Sie, welche Leistungen wir in diesem Zusammenhang für Sie erbringen und was Sie das kostet.

Redaktionelle Anmerkung: Dieser Artikel wurde erstmals am 23. Januar 2018 veröffentlicht und zuletzt am 7. April 2020 inhaltlich überarbeitet.