IT-Outsourcing mit Upwork: Das müssen Sie beachten

Wer heutzutage Entwickler für ein IT-Projekt sucht, ist nicht mehr darauf angewiesen, ein Unternehmen in der Nachbarschaft zu beauftragen. Plattformen wie Upwork bieten interessante Möglichkeiten zum Outsourcen kleinerer oder sogar mittelgroßer IT-Projekte über das Internet. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie Upwork rechtssicher nutzen.

Wie funktioniert Upwork?

Die Plattform funktioniert so:

  1. Sie beschreiben Ihr Projekt und geben an, welche Art von Unterstützung Sie suchen und wie viel Sie zu zahlen bereit sind. Bei der Bezahlung können Sie zwischen einem Festbetrag oder einer Abrechnung auf Stundenbasis wählen.
  2. Nachdem Sie das Angebot freigeschaltet haben, bewerben sich Entwickler aus aller Welt bei Ihnen.
  3. Sie wählen einen der Entwickler aus und bieten ihm einen Vertrag an, den er anschließend akzeptiert. (Upwork ist also kein Generalunternehmer, sondern vermittelt lediglich Leistungen zwischen Ihnen und dem Entwickler.)
  4. Zahlungen auf diesen Vertrag werden über Upwork abgewickelt. Ab dem Moment des Vertragsschlusses fungiert die Plattform primär als Treuhänder zwischen Ihnen und dem Entwickler.

Die rechtliche Ausgangssituation

Bevor Sie Auftraggeber auf Upwork sein können, müssen Sie Upworks User Agreement akzeptieren. Dabei handelt es sich um einen Vertrag zwischen Ihnen und Upwork, auf den das Recht des Staates Delaware anzuwenden ist (21.2). Dieser Vertrag hat dann indirekt auch Einfluss auf die vertraglichen Regelungen zwischen Ihnen und dem Entwickler, denn gemäß Abschnitt 5.1 des User Agreements bestehen sämtliche Verträge, die Sie über Upwork mit einem Entwickler schließen, aus den folgenden Bestandteilen:

  1. Den „Fixed-Price Escrow Instructions“ (nur falls ein Festpreis vereinbart wurde). Darin ist geregelt, wie Projekte über Upwork ablaufen, wenn ein Festpreis vereinbart wird, z. B. wann Geld von Ihnen eingezogen wird und wann es an den Entwickler freizugeben ist.
  2. Dem „Hourly, Bonus and Expense Payment Agreement with Escrow Instructions“ (für Bezahlung nach Stunden, Auszahlungen von Boni und Erstattung von Auslagen). Dieses Dokument regelt den Ablauf bei Verträgen, die stündlich abgerechnet werden, Bonuszahlungen etc.
  3. Den „Engagement terms“, also den individuellen Beschäftigungsbedingungen, auf die Sie sich mit dem Entwickler geeinigt haben. Davon umfasst sind Projektbeschreibung, Stundenlohn bzw. Festbetrag für das Projekt, Projektdauer etc.
  4. Den „Service Contract Terms“ in Abschnitt 8 des User Agreements. Hierbei handelt es sich um Standardvertragsbedingungen zwischen Ihnen und dem Entwickler, die immer zur Anwendung kommen, wenn Sie nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbaren.
  5. Sonstigen vertraglichen Zusatzvereinbarungen zwischen Ihnen und dem Entwickler, die Sie individuell mit ihm ausgehandelt haben.

Vor allem die Service Contract Terms (4.) enthalten grundlegende Regelungen über die zwischen Ihnen und dem Entwickler bestehenden Rechte und Pflichten. Damit Sie einschätzen können, ob diese Regelungen für Ihr Projekt akzeptabel sind oder Sie besser Anpassungen vornehmen sollten, haben wir die wichtigsten dieser Klauseln nachfolgend für Sie aufgelistet und kommentiert.

Upworks Standardvertragsklauseln und unsere Bewertung

Geistiges Eigentum – Wem stehen die Rechte an der entwickelten Software zu?

Das Wichtigste zuerst: Die Verteilung der Rechte an der entwickelten Software ist standardmäßig zu Ihren Gunsten geregelt (8.6 User Agreement). Das geistige Eigentum geht in dem Moment an Sie über, in dem der Entwickler die Bezahlung für seine jeweils geleistete Tätigkeit erhält, das heißt sobald Upwork als Treuhänder das zuvor von Ihnen eingezogene Geld an ihn freigibt. Sie haben die Möglichkeit, der Freigabe zu widersprechen, wenn Sie mit der Arbeit nicht zufrieden sind. Dann behält Upwork das Geld vorerst bis zur Klärung des Streits ein und die Rechte verbleiben bei dem Entwickler. Wird das Geld hingegen ausgezahlt, stehen Ihnen die ausschließlichen (exklusiven) und vollständigen Nutzungsrechte an der Software zu, einschließlich des Quellcodes. Ihr Entwickler darf den für Sie erstellten Code daher nicht in einem anderen Projekt wiederverwenden.

Zusätzlich zu den Rechten an der entwickelten Software selbst erhalten Sie ein einfaches (nicht-exklusives), aber unwiderrufliches Recht zur Verwendung sämtlicher „Background Technology“, d. h. von Material, das Ihr Entwickler zuvor außerhalb Ihres Projektes entwickelt und später darin eingebracht hat.

Auch ist geregelt, wie mit geistigem Eigentum umzugehen ist, das Sie Ihrem Entwickler zur Verfügung stellen, damit dieser dazu in der Lage ist, das Projekt umzusetzen. Solche Nutzungsrechte sind nach den Upwork-Standardvertragsklauseln streng zweckgebunden und können von Ihnen jederzeit widerrufen werden.

Unsere Bewertung: Absolut akzeptabel. Hier besteht für Sie kein Änderungsbedarf.

Verwendung von Drittsoftware und Dokumentation

In engem Zusammenhang mit der Rechteverteilung zwischen Ihnen und dem Entwickler steht die Gefahr, dass Ihre Software durch den Einbau von Code aus Open Source Projekten mit Rechten Dritter und daraus resultierenden Pflichten belastet wird. Dieser sog. virale Effekt kann schlimmstenfalls dazu führen, dass Ihre teure Softwareentwicklung wirtschaftlich wertlos ist, etwa wenn Sie dazu gezwungen sind, auch den Quellcode zu veröffentlichen oder Sie Ihre Software nur unentgeltlich weitergeben dürfen. Upwork ist sich dieser Gefahr offensichtlich bewusst, denn in den Standardvertragsklauseln wird festgelegt, dass der Entwickler, falls nichts anderes vereinbart ist, garantiert, dass Softwareprojekte ohne Verwendung von Drittsoftware umgesetzt werden (8.6 „Background Technology“). Soweit Sie die Verwendung von Drittsoftware zulassen, ist der Entwickler dazu verpflichtet, genau zu dokumentieren, welche Software er in welcher Version wo einsetzt und welchen Lizenzbestimmungen diese jeweils unterliegt. Drittsoftware, deren Nutzung für Sie inakzeptable Verpflichtungen auslöst (wie die Pflicht, Ihren Quellcode zu veröffentlichen, Lizenzen/Nutzungsrechte zu erwerben oder sie nur unentgeltlich weiterzugeben), darf er per se nicht in Ihrem Projekt einsetzen.

Unsere Bewertung: Vorbildlich. Auch hier besteht kein Änderungsbedarf.

Unser Rat: Um sicherzustellen, dass Ihr Entwickler sich seiner Dokumentationspflicht auch bewusst ist, empfiehlt es sich, ihn darauf in der Projektbeschreibung noch einmal explizit hinzuweisen. Am besten geben Sie auch direkt vor, wo und wie die Dokumentation erfolgen soll. In Betracht kommt hierzu eine gemeinsame Google Docs-Tabelle ebenso wie professionelle Lösungen wie fossa.io.

Kündigung des Vertrages

Die Kündigungsmöglichkeiten sind bei Upwork (wie im angloamerikanischen Raum üblich) sehr großzügig geregelt. „Hourly Contracts“ können Sie jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe beenden. Da grundsätzlich keine Kündigungsfrist vereinbart ist, ist die Kündigung dann auch noch sofort wirksam. Dasselbe gilt für den Entwickler: Grundsätzlich kann auch dieser sich jederzeit mit sofortiger Wirkung von Ihrem Projekt verabschieden, ohne Gründe dafür angeben zu müssen.

Bei Fixed Price-Contracts sind die Kündigungsmöglichkeiten hingegen etwas eingeschränkt. Soweit Upwork das Geld dafür bereits erhalten hat (fällig wird die Zahlung, sobald Sie das gesamte Projekt bzw. den ersten Milestone in Auftrag geben), ist eine ordentliche Kündigung (sowohl durch Sie als auch durch den Entwickler) nur möglich, wenn der Entwickler das Geld wieder an Sie freigibt. Noch nicht begonnene Milestones können Sie demgegenüber jederzeit kündigen.

Zusätzlich zur ordentlichen Kündigung (ohne besonderen Grund) haben Sie übrigens in beiden Zahlungsvarianten auch die Möglichkeit zur außerordentlichen Kündigung (aus wichtigem Grund) bzw. zur einvernehmlichen Aufhebung des Vertrages, beides jeweils mit sofortiger Wirkung.

Unsere Bewertung: Dass Sie ziemlich frei kündigen können, ist sehr günstig für Sie. Dass Ihr Entwickler es ebenfalls kann, nicht.

Unser Rat: Als Auftraggeber sollten Sie sich davor schützen, dass Ihnen ein guter Entwickler plötzlich davonläuft, wenn er ein noch besseres Angebot erhält. Zwar besteht bereits aufgrund der Bewertungsfunktion von Upwork ein gewisser Drang zur Loyalität (weil gute Bewertungen notwendig sind, um weitere Aufträge zu erhalten), doch kann eine rechtliche Absicherung in diesem Punkt nicht schaden. Hierzu bietet es sich an, a) die Möglichkeit der ordentlichen Kündigung für den Entwickler vertraglich auszuschließen oder b) eine lange Kündigungsfrist vereinbaren. Da eine Abänderung der Standardvertragsbedingungen (4.) – im Gegensatz zu einer Ergänzung – nur schriftlich möglich ist (siehe Einleitung zu 8. User Agreement), dürfte die Vereinbarung einer Kündigungsfrist in der Regel vorzugswürdig sein.

Berechtigung zur Beauftragung von Subunternehmern

Nach 8.2 des User Agreements ist das sog. Subcontracting, also die Beauftragung von Subunternehmern durch den Entwickler, grundsätzlich möglich. Der Entwickler bleibt jedoch weiterhin für das Arbeitsergebnis verantwortlich und kann Ihnen nur die Zeit in Rechnung stellen, die er selbst für Ihr Projekt aufgewandt hat.

Unsere Bewertung: Da Sie Ihren Entwickler ja wahrscheinlich aufgrund seiner Referenzen ausgesucht haben, haben Sie ein Interesse daran, dass er auch derjenige ist, der für Sie tätig wird. Fügen Sie deshalb in die Projektbeschreibung eine Klausel ein, die klarstellt, dass die Einschaltung von Subunternehmern immer unzulässig oder zumindest von Ihrer vorherigen Zustimmung abhängig ist.

Abnahme, Zahlung und Streit

Stündliche Verträge werden wöchentlich abgerechnet. An dem auf die Arbeitswoche folgenden Montag bucht Upwork den Betrag, der der Arbeitszeit Ihres Entwicklers entspricht, bei Ihnen ab und gibt Ihnen vier Tage bis zum Freitag, um die „Time Logs“ Ihres Entwicklers zu überprüfen und der Abrechnung ggf. zu widersprechen. Eine Überprüfung ist bei Upwork insofern möglich, als dass die Entwickler zur Erstellung der Logs eine spezielle Softwarelösung einsetzen, die automatisch ihre Arbeitsaktivität auswertet und alle 10 Minuten einen Screenshot ihres Desktops erstellt. Geht innerhalb der vorgegebenen Zeit kein Widerspruch bei Upwork ein, gilt die Abrechnung als akzeptiert und die Zahlung wird unwiderruflich an den Entwickler weitergeleitet. Im Falle eines Widerspruchs beginnt hingegen das Dispute Verfahren (siehe Punkt 8 der „Hourly, Bonus, and Expense Payment Agreement with Escrow Instructions“). Ein Widerspruch kann sich im Falle der stündlichen Abrechnung nur darauf beziehen, dass der Entwickler zu der geloggten Zeit tatsächlich nicht an dem jeweiligen Projekt gearbeitet hat. Inhaltliche Mängel begründen demgegenüber keinen Anlass für einen Widerspruch. Falls im Dispute-Verfahren keine Einigung zwischen Auftraggeber und Entwickler erzielt werden kann, ergeht eine bindende Entscheidung durch Upwork, ob die geloggten Zeiten anzuerkennen sind oder nicht.

Bei Fixed Price-Contracts erfolgt die Abnahme folgendermaßen: Sobald der Entwickler seine Arbeit eingereicht hat, haben Sie 14 Tage Zeit, um diese zu überprüfen. Akzeptieren Sie sie, gilt dies als Abnahme und Upwork gibt die für den jeweiligen Milestone bzw. das gesamte Projekt eingezogenen Gelder an den Entwickler frei. Wenn Sie die Arbeit hingegen nicht akzeptieren und Änderungen verlangen, behält Upwork das Geld während dieser Zeit ein. Nachdem der Entwickler die Änderungen durchgeführt hat, beginnt der Abnahmeprozess von vorne. Wenn Uneinigkeit zwischen Ihnen und dem Entwickler besteht, ob die im Voraus definierten Anforderungen erfüllt wurden oder nicht, wird ein erweitertes Dispute-Verfahren eingeleitet, bei dem nach einer Mediation durch Upwork der Streit auf Wunsch gegen ein Entgelt von $ 875 (jeweils $ 291 für Sie, den Entwickler und Upwork) von der American Arbitration Association bindend entschieden werden kann.

Unsere Bewertung: Die Upwork-Regelungen in diesem Bereich führen dazu, dass Sie sofort auf Mängel reagieren müssen, wenn Sie nicht Ihre Gewährleistungsrechte verlieren möchten. Das ist im Vergleich zum großzügigen deutschen Gewährleistungsrecht äußerst ungünstig für Sie. Noch schlimmer bei der Bezahlung nach Stunden: In dieser Variante können Sie inhaltliche Mängel überhaupt nicht rügen. Die Korrektur eines Fehlers kostet Sie stets weitere Stunden, sodass eine dauernde Kontrolle noch wichtiger ist.

Unser Rat: Nach deutschem Recht wäre eine entsprechende Klausel unwirksam, wenn sie vom Entwickler gestellt würde, bei Upwork ist sie zwangsläufig Bestandteil des Vertrages. Dies abzuändern ist aus unserer Sicht nicht möglich, ohne gegen Upworks Vertragsbedingungen zu verstoßen, da diese Vorschriften Teil der (nicht zur Disposition stehenden) Escrow Instructions sind (1. und 2.).

Sonstige Tipps und „Best Practice“

Worauf sollten Sie sonst noch achten, wenn Sie einen Vertrag auf Upwork abschließen?

  • Glasklare Leistungsbeschreibung: Für Projekte im IT-Bereich ist es aus rechtlicher Sicht entscheidend, möglichst detaillierte Leistungsbeschreibungen zu erstellen. Das gilt umso mehr, wenn Sie mit einem Entwickler auf Englisch kommunizieren, der selbst ebenfalls kein Muttersprachler ist. Je klarer ist, was genau erledigt werden soll, desto weniger kommt es durch missverstandene Anforderungen zu Mängeln und zum Streit. Geben Sie sich deshalb besondere Mühe bei der Leistungsbeschreibung – oder lassen Sie sich dabei von uns helfen.
  • Schweigepflicht und NDAs (Non Disclosure Agreements): Ein NDA ist standardmäßig kein Teil der Upwork-Vertragsbedingungen. Sie können ein solches bei Bedarf aber leicht zusätzlich vereinbaren – oder uns das überlassen. Was ein solches NDA alles beinhalten sollte und wie Sie damit umgehen, lesen Sie hier.
  • Arbeitnehmerstatus des Entwicklers ausschließen: Halten Sie fest, dass Ihr Entwickler kein Arbeitnehmer ist, sondern projektbezogen bezahlt wird. Nach deutschem Recht ist es in diesem Zusammenhang aber auch entscheidend, dass Sie den Entwickler wie einen Freelancer und nicht wie einen Arbeitnehmer behandeln. Sie dürfen ihm z. B. keine Vorgaben zu Arbeitszeit und -ort machen.
  • Geltung deutschen Rechts: Vereinbaren Sie, dass bei Streitigkeiten nach deutschem Recht zu entscheiden ist. Relevant ist dies vor allem für spätere Auseinandersetzungen um die Haftung für sonstige Vertragsverstöße (z. B. gegen die Schweigepflicht aus dem NDA) oder um das geistige Eigentum an der Software. Zwar sind die Upwork-Vertragsbedingungen an sich nicht am deutschen Recht ausgerichtet. Da aber die einschlägigen Regelungen recht kurz sind, ist das aus unserer Sicht zumindest bei nicht allzu großen Projekten zu verschmerzen. Letzter Tipp: Damit über das deutsche AGB-Recht nicht die Vertragsbestandteile ausgehebelt werden, die nach Upworks User Agreement Teile eines jedes Vertrages über diese Plattform sein müssen, fügen Sie folgenden Satz zu Beginn Ihrer Projektbeschreibung ein: „This Contract is comprised of the following agreements (as applicable): (a) Upwork’s Fixed-Price Escrow Instructions; (b) Upwork’s Hourly, Bonus and Expense Payment Agreement with Escrow Instructions; (c) the Engagement terms awarded and accepted on Upwork; (d) the terms in Section 8 (Service Contract Terms) of Upwork’s User Agreement, unless other terms are agreed to between the parties of this contract; [(e) ggf. weitere Vereinbarungen (z. B. NDA)].“

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