Gute IT-Verträge und Vertragsprozesse am Beispiel „NDA“

In vorangegangenen Beiträgen ging es darum, was für uns gute (IT-)Verträge und gute (IT-)rechtliche Prozesse sind. Außerdem habe ich ProcessStreet und andere Produktivitäts-Tools vorgestellt, die einige unserer organisatorischen Abläufe erheblich erleichtern. In diesem Beitrag führen wir diese Themen zu einem Arbeitsbeispiel zusammen: der Vertraulichkeitsvereinbarung.

Anwendungsfall: Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)

Vertraulichkeitsvereinbarungen (auch genannt Non-Disclosure Agreement, oder kurz: NDA) sind Alltag in IT-Unternehmen aller Größen. Sie werden gerne vorgeschlagen und vereinbart, um sich vor dem Beginn von Gesprächen über eine Zusammenarbeit zweier Unternehmen rechtlich abzusichern.

Teil 1: Ein gutes Vertragsmuster für die Vertraulichkeitsvereinbarung

Erster Teil unseres Arbeitsbeispiels ist ein von uns erstelltes (deutschsprachiges) zweiseitiges Muster-NDA:

Vertraulichkeitsvereinbarung (gegenseitig) – Word

Dieses Muster erfüllt zumindest drei der von uns hier formulierten vier Anforderungen an gute IT-Verträge:

• Es ist gut und leicht lesbar und verständlich. Das betrifft nicht nur Inhalt, Sprache und Struktur, sondern auch die optische Gestaltung. (Wir orientieren uns bei der Gestaltung unserer Vertragsmuster an den typographischen Grundsätzen von Matthew Butterick, dem Autor von „Typography for Lawyers“. Mehr dazu in einem späteren Beitrag.)
• Es ist kurz und bündig. Wir haben uns bei der Gestaltung an einem etablierten Muster orientiert und dieses um ca. die Hälfte gekürzt. So sind nur noch die wirklich wesentlichen Regelungen enthalten.
• Es enthält faire rechtliche Regelungen nach Marktstandards. Überraschende Regelungen, bei denen bei Ihrem Vertragspartner die Alarmglocken läuten, finden Sie woanders.

Die vierte Anforderung – das Muster passt zu Ihrem Geschäft – ist vermutlich auch erfüllt, da NDAs in der Regel keinen besonders hohen individuellen Anpassungsbedarf haben. Falls Sie hier unsicher sind, kontaktieren Sie uns gerne, und wir helfen Ihnen bei der Anpassung an Ihre Bedürfnisse.

Teil 2: Eine gute NDA-Checkliste

Zweiter Teil unseres Arbeitsbeispiels ist die zum Mustervertrag passende Vertragsrichtlinie. In unserem Beitrag über gute (IT-)rechtliche Prozesse hatten wir diesen Begriff ins Spiel gebracht. Vertragsrichtlinien enthalten Vorgaben, welche rechtlichen Regelungen in bestimmten Vertragsarten für Ihre Geschäfte akzeptabel sind und welche nicht.

Richtlinien werden heutzutage auch gerne „Checklisten“ genannt. Checklisten für Verträge sind nicht ganz leicht zu entwickeln. Denn wie ein gutes Vertragsmuster müssen auch sie kurz und bündig sein, um handhabbar zu bleiben. Je kürzer sie sind, umso größer ist allerdings auch das Risiko, dass etwas Wichtiges in der Checkliste fehlt.

Für die Vertraulichkeitsvereinbarung schlagen wir die folgende Checkliste vor:

Inhaltlich orientiert sich die Richtlinie / Checkliste an unserem Mustervertrag. Das heißt zum einen, dass im Mustervertrag selbstverständlich alle Punkte der Checkliste erfüllt sind. Zum anderen heißt es, dass wir in der Checkliste für Änderungsvorschläge im Rahmen möglicher Verhandlungen auf den Mustervertrag verweisen.

Technisch nutzen wir in diesem Fall für die Checkliste das Tool ProcessStreet. Das ist in diesem Fall eher eine Spielerei, wir selbst nutzen das Tool eher für nichtjuristische Zwecke. Mit ProcessStreet erstellt man zunächst ein sog. Template, das ist die Vorlage für eine Checkliste. Aus einem Template erzeugt man dann für jeden Einsatzfall einzelne Instanzen einer Checkliste. Instanzen kann man „per Klick“ erzeugen, aber auch „recurring“, also wiederkehrend nach festgelegten Daten und Zeitabständen. Instanzen lassen sich ganz oder in einzelnen Punkten bestimmten Personen zuweisen. Diese werden dann per Mail benachrichtigt und aufgefordert, die Checkliste ganz oder teilweise durchzugehen und „abzuhaken“.

Aus Templates lassen sich auch Checklisten online veröffentlichen – wie in diesem Beispiel – und im Word-Format exportieren.

ProcessStreet kann noch viel mehr. Das Tool wurde im letzten Jahr ziemlich verbessert, eine Zusammenfassung der neueren Features ist hier zu sehen. ProcessStreet eignet sich hervorragend für kleinere Unternehmen, die schnell und einfach Ordnung in ihre Abläufe bringen wollen.

Teil 3: Ein guter Bearbeitungsprozess für die Vertraulichkeitsvereinbarung

Stellen Sie sich nun vor, Sie haben jeden Tag (oder jede Woche) die Situation, dass Sie mit einem potenziellen Geschäftspartner ein NDA abschließen sollen. Was Sie hierfür schließlich noch brauchen, ist ein fester Bearbeitungsprozess. Der könnte wie folgt aussehen:

Unser Beispiel für einen Bearbeitungsprozess steht unter der Annahme, dass Sie die rechtliche Prüfung und Verhandlung des NDA nicht selbst übernehmen, sondern Experten überlassen. Das können wir sein (wir machen das wirklich gerne!) oder auch eine andere Kanzlei, die sich mit sowas auskennt.

So geht „Legal Process Outsourcing“

Seit einigen Jahren liest man viel über „Legal Process Outsourcing“ (zum Beispiel hier). Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, was das eigentlich ist. Ich meine, an diesem Beispiel können Sie es gut erkennen: Es geht darum, juristisch-administrative Aufgaben nach einem klar definierten Prozess an Experten auszulagern. Diesen Experten geht die Arbeit so leicht und routiniert von der Hand, dass die Ergebnisse besser und günstiger sind als wenn Sie sich selbst drum kümmern müssten. Da die Prozesse individuell anpassbar sind, müssen Sie im Vergleich zur eigenen Bearbeitung keine Abstriche machen.

Sprechen Sie uns an, wenn wir Ihnen bei der Auslagerung Ihrer juristischen „Standardaufgaben“ helfen können. Wir freuen uns auf Sie und Ihre Aufgaben! Dass wir natürlich noch viel mehr können als NDAs zu prüfen, zeigen wir Ihnen in künftigen Beiträgen.