Mobile Arbeit aus dem Ausland – Rechtssichere Gestaltung für Arbeitgeber:innen

Die Arbeitswelt wird immer flexibler: Viele Unternehmen möchten ihren Mitarbeitenden ermöglichen, zeitweise aus dem Ausland zu arbeiten – sei es im Rahmen einer „Workation“ oder zur Unterstützung internationaler Projekte. Dieses Modell verspricht Motivation, eine bessere Vereinbarkeit von Arbeit und Freizeit sowie eine Stärkung der Arbeitgeber:innenmarke. Doch der Schritt über die Landesgrenzen hinaus ist rechtlich anspruchsvoll. Arbeitgeber:innen sollten daher wissen, welche Risiken bestehen – und wie sie diese wirksam steuern können.

Wir zeigen im Folgenden die zentralen datenschutzrechtlichen und arbeitrsrechtlichen Aspekte für eine rechtssichere Umsetzung.

1. Arbeitsrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Herausforderungen

Anwendbares Recht und Arbeitszeitgestaltung

Auch wenn Mitarbeitende vorübergehend im Ausland tätig sind, bleibt grundsätzlich deutsches Arbeitsrecht anwendbar, sofern der Arbeitsvertrag auf Deutschland als Dienstort verweist. Dennoch sollten Arbeitgeber:innen eindeutige Regelungen treffen, um Missverständnisse zu vermeiden:

• Kernarbeitszeiten nach MEZ: Um Teamkommunikation und gesetzliche Ruhezeiten zu gewährleisten, sollten feste Kernarbeitszeiten in mitteleuropäischer Zeit festgelegt werden.
• Einhaltung der Ruhezeiten: Auch bei Zeitverschiebung gilt das deutsche Arbeitszeitgesetz. Arbeitgeber:innen sollten ausdrücklich darauf hinweisen, dass Ruhezeiten einzuhalten sind – unabhängig davon, in welcher Zeitzone gearbeitet wird.

Sozialversicherung und A1-Bescheinigung

Wer innerhalb der EU, des EWR oder der Schweiz arbeitet, benötigt in der Regel eine A1-Bescheinigung. Sie belegt, dass weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht gilt – ein zentraler Schutz vor doppelten Beitragszahlungen oder Bußgeldern.
Für Tätigkeiten in Drittstaaten mit bilateralen Abkommen (z. B. Türkei, USA, Kanada) gibt es vergleichbare Nachweise, die Arbeitgeber:innen rechtzeitig beantragen sollten. Versäumnisse können zu empfindlichen Nachforderungen führen.

Steuerliche Risiken

Ein längerer Auslandsaufenthalt kann steuerliche Pflichten im Gastland auslösen oder sogar zur unbeabsichtigten Begründung einer Betriebsstätte führen – etwa, wenn regelmäßig von dort gearbeitet wird oder betriebliche Entscheidungen getroffen werden. Hier empfiehlt sich eine frühzeitige steuerliche Prüfung in Abstimmung mit Steuerberater:innen.

2. Datenschutzrechtliche Anforderungen: DSGVO kennt keine Grenzen

Mitarbeitende, die aus dem Ausland auf Unternehmenssysteme zugreifen, verarbeiten häufig personenbezogene Daten – etwa Kund:innendaten oder Mitarbeiter:inneninformationen. Die DSGVO bleibt dabei anwendbar, auch wenn der Zugriff von außerhalb der EU erfolgt.

EU-/EWR-Staaten

Hier besteht kein Problem, da ein einheitliches Datenschutzniveau gilt. Dennoch sollten Arbeitgeber:innen sicherstellen, dass die IT-Sicherheitsvorgaben auch im Ausland eingehalten werden.

Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss

Bei Ländern wie der Türkei, Thailand oder Indien gelten besondere Pflichten:

• Transfer Impact Assessment (TIA): Nach dem Schrems-II-Urteil des EuGH ist zu prüfen, ob das Datenschutzniveau des Ziellands dem europäischen Niveau „im Wesentlichen gleichwertig“ ist. Diese Bewertung sollte schriftlich dokumentiert werden.
• Standardvertragsklauseln (SCC): Sie sind nur erforderlich, wenn personenbezogene Daten an Dritte im Ausland übermittelt werden – etwa an lokale IT-Dienstleister:innen. Für die eigenen Mitarbeitenden sind SCC in der Regel nicht erforderlich, da sie keine Auftragsverarbeiter:innen sind.
• Technisch-organisatorische Maßnahmen: Arbeitgeber:innen sollten klare Vorgaben formulieren, z. B.:
  • Nutzung ausschließlich sicherer VPN-Verbindungen,
  • Verbot der lokalen Speicherung personenbezogener Daten,
  • Pflicht zur unverzüglichen Meldung von Datenschutzvorfällen.

3. Versicherungsschutz und Haftungsfragen

Die gesetzliche Unfallversicherung gilt nur eingeschränkt im Ausland. Arbeitgeber:innen sollten Mitarbeitende darauf hinweisen und prüfen, ob eine private Auslands-Unfallversicherung sinnvoll oder sogar erforderlich ist.

Ebenfalls empfehlenswert ist der Abschluss einer Auslandsreisekrankenversicherung, die als Voraussetzung für die Genehmigung des Auslandsaufenthalts festgelegt werden kann. Dadurch lassen sich Kostenrisiken bei Krankheit oder Unfall im Ausland wirksam minimieren.

4. Rechtssichere Zusatzvereinbarung als Schlüssel

Eine sorgfältig ausgearbeitete Zusatzvereinbarung ist das Herzstück einer rechtssicheren Gestaltung. Sie sollte alle wesentlichen Punkte regeln, um Transparenz und Compliance zu gewährleisten:

• Dauer, Ort und anwendbares Recht (deutsches Recht)
• Arbeitszeitregelung und Kernarbeitszeiten nach MEZ
• Datenschutz- und IT-Sicherheitsvorgaben inkl. Verpflichtung zur Durchführung eines TIA durch den Arbeitgeber:innen
• Sozialversicherungsnachweise (A1-Bescheinigung oder gleichwertige Dokumente)
• Versicherungsschutz und Kostentragung
• Widerrufsvorbehalt der Arbeitgeber:innen, etwa mit einer Frist von 14 Tagen

Eine solche Vereinbarung schafft Rechtsklarheit für beide Seiten, stärkt die Compliance-Dokumentation und schützt vor unangenehmen Überraschungen bei Betriebsprüfungen.

5. Handlungsempfehlungen

Mobile Arbeit aus dem Ausland kann ein starkes Instrument zur Mitarbeiter:innenbindung und Arbeitgeber:innenattraktivität sein – wenn sie rechtlich sauber umgesetzt wird.

1. Rechtslage prüfen: Vor jeder Auslandstätigkeit sollten Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht geprüft werden.
2. Datenschutz sichern: Bei Drittstaaten ein TIA durchführen und dokumentieren.
3. Schriftliche Vereinbarung: Eine maßgeschneiderte Zusatzvereinbarung mit klaren Regeln zu Datenschutz, Arbeitszeit und Versicherung abschließen.

So schaffen Arbeitgeber:innen eine rechtssichere Grundlage, auf der Mitarbeitende flexibel und verantwortungsbewusst im Ausland arbeiten können – ohne, dass das Unternehmen rechtlich auf dünnem Eis steht.

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Externer Datenschutzbeauftragter