Fünf wichtige Rechts-Tipps für Freelancer

Sie sind Freelancerin und fragen sich, ob Sie sich in der Vergangenheit rechtlich gut verhalten haben? Darüber geraten viele ins Grübeln. Und wenn wir ganz ehrlich sind: So leicht ist das auch nicht immer - oder doch? Wir möchten Ihnen ein wenig Ruhe geben und haben deshalb die fünf wichtigsten rechtlichen Tipps aus unserer Beratungspraxis aufgeschrieben.

Tipp Nr. 1: Leistungen richtig begrenzen

Haben Sie und ihre Kunden klar geregelt, welche Leistungen Sie erbringen, welche nicht und welche ggf. gegen gesonderte Vergütung (wenn Sie nicht nach Aufwand bezahlt werden)? Unstimmigkeiten über Leistungsinhalte und ihre Grenzen sind die häufigsten Ursachen für Konflikte.

Gerade im Bereich der IT-Services reicht es nicht aus, „Inklusivleistungen“ von „Exklusivleistungen“ abzugrenzen. Was Sie brauchen, ist eine Unterscheidung zwischen folgenden (bis zu) vier Kategorien:

• Leistungen, die in einer Pauschalvergütung enthalten sind;
• Leistungen, die Sie auf jeden Fall erbringen, die Sie aber gesondert abrechnen;
• Leistungen, die Sie nur nach Vereinbarung erbringen (weil es passieren kann, dass Sie diese in bestimmten Situationen nicht erbringen können);
• Leistungen, die Sie auf keinen Fall erbringen.

Wenn Sie in einem IT-Projekt Festpreise oder verbindliche Schätzungen anbieten, ist es sinnvoll, Annahmen zu formulieren. Darunter verstehen wir preisrelevante Begleitumstände eines Projekts: bauliche Gegebenheiten, der Umfang der Infrastruktur, Anzahl der Mitarbeitenden bei Kundinnen etc. Wenn diese Annahmen dann nicht zutreffen, kann das eine Preiserhöhung rechtfertigen.

Tipp Nr. 2: Vorsicht mit den Nutzungsrechten

Das wohl kritischste Thema sind Nutzungsrechte: Dürfen Sie Codes und andere Ergebnisse auch für andere Kunden nutzen (und wenn ja, für welche), und darf sie Ihre Kundin nutzen, solange sie nicht zahlt? Hier können Sie durch die richtigen vertraglichen Regelungen Ihre Situation spürbar verbessern.

Haben Sie klar geregelt, in welchem Umfang Sie für Ihre Kunden tätig werden dürfen / müssen? Gerade wenn Sie auf Retainer-Basis arbeiten, ist zudem häufig unklar, ob und unter welchen Umständen Leistungen verfallen, die von Kundinnen nicht „genutzt“ werden.

In vielen Fällen entstehen Haftungsrisiken dadurch, dass Kunden Ihre Produkte nicht so nutzen, wie Sie sich das vorgestellt haben. Wenn Sie z. B. Software im Alpha- oder Betastadium anbieten, sind diese normalerweise noch nicht für die produktive Nutzung geeignet. Schließen Sie diesen Nutzungszweck vertraglich aus, haften Sie auch nicht für Schäden aus dieser Nutzung.

Tipp Nr. 3: Vollständige Mitwirkungspflichten

In IT-Verträgen sind die Mitwirkungspflichten stark von der Art und Weise der jeweiligen Leistung, also vom Vertragstyp abhängig. In Kaufverträgen gibt es streng genommen keine Mitwirkungspflichten, in Mietverträgen spielen sie dagegen eine sehr große Rolle.

Wir halten es für wichtig, dass Sie versuchen, Mitwirkungspflichten möglichst klar und vollständig zu regeln. In unseren Dokumenten liefern wir Ihnen dazu einige Vorschläge, aber es ist das Gleiche wie mit den Leistungsbeschreibungen: Auch bei den Mitwirkungspflichten können die Regelungen sehr individuell sein.

Nach dem Gesetz spricht man nicht von Mitwirkungs_pflichten_, sondern von Mitwirkungs_obliegenheiten_. Der Unterschied: Pflichten sind selbstständig einklagbar, Obliegenheiten sind es nicht. Bei Verletzungen können sich aber Ansprüche v.a. auf Schadensersatz ergeben. Aus Anbietersicht versuchen wir die Gestaltung als einklagbare Pflichten durchzusetzen, in Verhandlungen lässt sich das aber nicht immer durchsetzen.

Zu unterscheiden sind die Mitwirkungspflichten von der Leistungs- bzw. Verantwortlichkeitsabgrenzung. Bei letzterer muss die Kundin nicht aktiv handeln, sie trägt „nur“ die Verantwortung für bestimmte Umstände. Im Vertragsdokument sollte man das sauber trennen.

Auch zu unterscheiden sind Mitwirkungspflichten von der arbeitsteiligen Zusammenarbeit. Wir erleben das häufiger in Diskussionen um agile Projekte. Hier muss aus unserer Sicht aus Anbietersicht klar sein, in welchem Umfang diese:r überhaupt Ergebnisverantwortung tragen kann. Kann sie oder er es nicht, ist die Vereinbarung von Mitwirkungspflichten nicht zu empfehlen. Sie sind ein Indiz für Ergebnisverantwortung der Anbieterin bzw. des Anbieters.

Die Vereinbarung von Rechtsfolgen bei Verletzung von Mitwirkungspflichten ist sinnvoll, aber nicht unbedingt kriegsentscheidend, weil das Gesetz hier das Wesentliche vorgibt.

Wichtiger ist, Einschränkungen in Kundenverträgen zu vermeiden. Gerade größere Unternehmen stellen häufig Hürden auf, welche die Sanktionierung einer fehlenden Mitwirkung erschweren. Da sollten Freelancerinnen aufpassen.

Tipp Nr. 4: Auftragsverarbeitung beachten

Was viele Freelancer nicht wissen: Sie sind häufig sog. Auftragsverarbeiterinnen und müssen entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung (AV-Vereinbarungen) mit ihren Kunden schließen. Was viele auch nicht wissen: In diesen Vereinbarungen steht häufig Ungünstiges, wenn sie von Kundinnen kommen. Im Grunde lässt sich mit den Anforderungen der Auftragsverarbeitung relativ leicht umgehen. Man muss vor allem die Vorgaben aus Art. 28 DSGVO erfüllen. Darin ist geregelt, wie man einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag (abgekürzt: AV-Vertrag oder noch kürzer: AVV) abzuschließen hat.
Die Verantwortlichen müssen solche Verträge mit allen ihren Auftragsverarbeitern abschließen und – wie oben gesagt – umgekehrt.
Die Auftragsverarbeiterinnen wiederum müssen AV-Verträge mit allen eigenen Auftragsverarbeitern – also zum Beispiel Subunternehmerinnen – schließen. Auch dies gilt selbstverständlich umgekehrt genauso.

Tipp Nr. 5: Günstige Rechtswahl- und Gerichtsstandsklauseln

Wenn Sie für internationale Kunden arbeiten, achten Sie darauf, dass deutsches Recht gilt und Sie einen Gerichtsstand möglichst in Ihrer Nähe haben. Wenn Sie sich auf einen Gerichtsstand im Ausland geeinigt haben, kann das in vielen Fällen eine Rechtsverfolgung erschweren. Wir legen Ihnen deshalb ans Herz auf Rechtswahl- und Gerichtsstandsklauseln zu achten. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Auch im comp/lex Blog haben wir schon etwas zu häufigen rechtlichen Missverständnissen von Freelancerinnen geschrieben. Hier ist der Beitrag.

Wenn Sie mit guten und individuell angepassten Musterverträgen Ihre rechtliche Situation verbessern möchten, machen wir Ihnen hierüber gerne zügig ein gutes Angebot. Geben Sie uns einfach kurz Bescheid.

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