Digitales Vertragsmanagement: Rechtssicher viel Zeit und Geld sparen

In diesem Gastbeitrag von Nils Bremann, Rechtsanwalt und Legal Counsel bei d.velop, erfahren Sie, wie Sie durch digitales Vertragsmanagement rechtliche Rahmenbedingungen und Fristen einhalten – und dabei viel Zeit und Geld sparen.

„Verträge werden auf Papier abgeschlossen.“ Dieses traditionsbehaftete Mantra gilt in vielen Unternehmen noch heute. Effizient geht sicherlich anders. Verträge am Computer aufsetzen, ausdrucken, unterzeichnen, postalisch versenden. Wie viel Zeit und Geld das alles kostet! Verträge auf Papier haben weitere gravierende Nachteile: Sie sind nicht fälschungssicher und in Sachen Datenschutz eher zweifelhaft. Und: In Unternehmen wandern sie zwischen verschiedenen Abteilungen umher und kehren oft nicht an ihren Ablageort zurück. Irgendwann sind sie dann unauffindbar.

Im Zweifelsfall bleibt nach langer Suche keine andere Lösung, als den Vertragspartner um eine Vertragskopie zu bitten. Peinlich. Doch das ist nicht alles. Wenn durch ineffizientes Vertragsmanagement Fristen verstreichen, kann das sogar richtig teuer werden. Die Lösung: ein digitales Vertragsmanagement-System mit Fristenmanagement. Schluss mit Kalendereinträgen und Excel-Tabellen, um Verträge zu managen!  Und so funktioniert’s:

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Digitales Vertragsmanagement umspannt den gesamten Vertragslebenszyklus, von der Vertragserstellung über Vertragsänderungen bis hin zur Unterschrift und Vertragsverlängerung. Digitale Workflows verzichten zyklusübergreifend auf Papier und sind medienbruchfrei. Viele Prozesse, etwa das Fristenmanagement, laufen dabei automatisiert oder halbautomatisiert ab.

Mobile Vertragsverwaltung und kollaborative Bearbeitung

Die digitale Vertragsverwaltung in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) macht dank Cloud-Speicherung eine ortsunabhängige, kollaborative Zusammenarbeit an Vertragsdokumenten möglich. Das bedeutet: Im Homeoffice oder auf Dienstreisen, der Zugriff ist von überall aus möglich. Wer beispielsweise eine Aufgabe innerhalb des Vertragswerks zugewiesen bekommt, erhält umgehend eine E-Mail und kann die Aufgabe bearbeiten.

Vertragslaufzeiten nicht aus den Augen verlieren

Zugleich hilft die digitale Vertragsverwaltung, den Überblick über alle laufenden Verträge und Vertragslaufzeiten zu bewahren. Dazu zählen zum Beispiel bereits erbrachte Leistungen, vereinbarte Konditionen und festgelegte Vertragsfristen. All das funktioniert elektronisch, ohne nur eine Papierakte bewegt zu haben.

Die digitale Vertragsakte bleibt stets aktuell. Alle Änderungen und Ergänzungen werden sofort revisionssicher und transparent in der digitalen Vertragsakte im DMS gespeichert. Ihr Inhalt ist lückenlos und chronologisch aufgebaut. Damit ist der Verlauf der Einzelschritte samt zugehöriger Kommunikation immer nachvollziehbar. Eine gute Voraussetzung, um auch im rechtlichen Rahmen alles richtig zu machen.

Digitales Vertragsmanagement ist an Gesetze gebunden

Verträge sind geschäftsrelevante Vorgänge, die Behörden zugänglich gemacht werden müssen. Damit sind Verträge für Unternehmensprüfungen von großer Bedeutung. Bei der digitalen Archivierung sind sämtliche Unterlagen, die einen Vertrag betreffen, nach den GoBD des Bundesfinanzministeriums (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) revisionssicher zu speichern. Dazu gehören beispielsweise E-Mails, die sich auf den Vertrag oder dessen Ausgestaltung beziehen.

Empfindliche Strafen bei Missachtung der GoBD

Die GoBD verlangen, dass sämtliche Unterlagen zu einem geschlossenen Vertrag lückenlos, nachvollziehbar, unveränderbar, verfügbar und elektronisch lesbar zu archivieren sind. Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), die den Schutz personenbezogener Daten in den Vordergrund stellt, ist hierbei ebenfalls zu beachten. Bei Missachtung drohen hohe Geldstrafen, die es natürlich zu vermeiden gilt. Ein gutes digitales Vertragsmanagement-System erfüllt diese Anforderungen rundum.

Fristenkalender erinnert rechtzeitig an Deadlines

Je mehr Verträge ein Unternehmen auf Papier abschließt, desto größer ist die Gefahr, dass es wichtige Fristen versäumt. Das ist ärgerlich und teuer. Die regelmäßige Revision von Vertragskonditionen ist schließlich im privaten Rahmen genauso Usus ­- beim Energieversorger, der Autoversicherung oder beim Mobilfunkanbieter.

Vertragsmanagement-System ermöglicht detaillierte Analysen

Der Kostenrahmen, in dem sich Unternehmen bewegen, ist üblicherweise deutlich größer: Da geht es um Lizenzverträge, Lieferverträge, Versorgungsverträge und viele weitere Arten von Verträgen. Eine verpasste Frist kann da schon deutliche finanzielle Einbußen nach sich ziehen. Etwa dann, wenn eine rechtzeitige Vertragsverlängerung mit einem Kunden versäumt wurde.

Mit der richtigen Vertragsmanagement-Software ist es ganz einfach, die Vertragsübersicht im Blick zu behalten. Mehr noch: Per Datenexport ist es sogar möglich, diese für detaillierte Analysen aufzubereiten. Hinzu kommt ein praktischer Fristenkalender, der automatisch auf auslaufende Fristen aufmerksam macht. Schon beim Anlegen der digitalen Vertragsakte kann das Fristenmanagement individuell eingerichtet werden.

Verträge digital und rechtssicher unterschreiben

Wer seine Verträge vollständig digital managen möchte, kann diese elektronisch unterschreiben. Zudem besteht die Möglichkeit, eine rechtssichere elektronischen Signatur zu nutzen. Es gibt drei verschiedene Typen von elektronischen Unterschriften: die einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Die QES ist diejenige, die der handschriftlichen Unterschrift im Vertragsrecht gleichgestellt ist und die der eIDAS-Verordnung der EU (electronic Identification, Authentication and trust Services) entspricht. Die eIDAS-Verordnung regelt europaweit verbindlich die Bereiche „elektronische Identifizierung“ und „elektronische Vertrauensdienste“.

Identitätsnachweis für QES durch Vertrauensdiensteanbieter

Um die QES nutzen zu können, ist ein sogenannter Vertrauensdiensteanbieter notwendig, der der Bundesnetzagentur untersteht und die Identität der unterzeichnenden Person im Vorfeld eindeutig feststellt. Für die Nutzung der QES am Rechner ist zusätzlich eine Signaturkarte, ein Kartenlesegerät und eine  Signatursoftware erforderlich. Die zweite Variante, die QES zu nutzen, ist die Fernsignatur, diemobiles Unterzeichnen möglich macht und kein zusätzliches Equipment erfordert.

9 Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

Die digitale Vertragsverwaltung bietet im Vergleich zum Aktenordner jede Menge Vorteile. Unschlagbare Pluspunkte sammelt ein digitales Vertragsmanagement-System in folgenden Punkten:

1. Zeit sparen

In einem Dokumentenmanagement-System sind Verträge sofort und ortsunabhängig auffindbar und können unkompliziert bearbeitet werden. Hinzu kommt, dass die digitalen Dokumente ohne Zeitverlust und Medienbrüche direkt in digitale Workflows integrierbar sind.

2. Geld sparen

Digitale Arbeitsweisen erleichtern die unternehmensinterne und -übergreifende Zusammenarbeit, weil Medienbrüche entfallen und alle Beteiligten sofort auf Dokumente zugreifen können. Dies fördert die Kollaboration und macht die Arbeit schneller und effizienter. Hinzu kommt, dass das papierlose Büro jede Menge Platz, Papier- und Druckkosten spart.

3. Kundenfreundlichkeit

Der direkte und zeitgleiche Zugriff aller Mitarbeiter:innen auf wichtige Vertragsdaten reduziert bei Kundenanfragen die Bearbeitungsdauer deutlich.

4. Sicherheit

Physische Aktenordner sind nicht gerade das Fort Knox für Datenschutz und Datensicherheit. Mit dem richtigen Dokumentenmanagement-System (DMS) hat man die Sicherheit der Vertragsdokumente selbst in der Hand. Individuelle Zugriffsrechte und eine revisionssichere Speicherung stellen sicher, dass nichts gelöscht werden kann. Hinzu kommt, dass sämtliche Vertragsänderungen oder Änderungen an den Vertragsakten protokolliert werden. Manipulationen sind so ausgeschlossen. Außerdem gehen nie wieder Verträge verloren. Fristen werden durch ein aktives Erinnerungssystem eingehalten. Durch einen Hinweis können Verträge rechtzeitig gekündigt oder nachverhandelt werden.

5. Rechtssicherheit

DSGVO? eIDAS-Verordnung? Alles kein Problem. Rechtliche Rahmenbedingungen werden beim digitalen Vertragsmanagement bei der Zusammenarbeit mit dem richtigen Partner wie d.velop eingehalten. Die Rechts- und Revisionssicherheit ist sichergestellt.

6. Transparenz

Alle Verträge sind auf einen Blick verfügbar und jede Abteilung kann auf sie zugreifen. So haben alle durch ein zentrales Vertragsmanagement zu jeder Zeit den gleichen Informationsstand über den Vertragsstatus sowie die aktuelle Version.

7. Effizienz

Verträge können schnell und einfach durch Vorlagen erstellt werden, wodurch ein Vertragsentwurf deutlicher schneller fertig ist. Das System lässt sich durch Schnittstellen an Drittsysteme wie SAP anbinden und arbeitet mit bekannten Office-Anwendungen zusammen.

8. Ortsunabhängigkeit

Selbst auf Dienstreisen ist es problemlos möglich, Veränderungen an Verträgen vorzunehmen oder diese zu signieren. Dank der Cloud-Speicherung sind ein Abrufen und Bearbeiten von Verträgen von überall aus möglich.

9. Automatisierung

Viele Arbeitsschritte, die im Verlaufe eines Vertragslebenszyklus vonstattengehen, laufen automatisiert ab. Das spart viel Zeit. Dazu gehört auch: Der jeweilige Vertrag oder relevante Informationen werden nach Ablauf gesetzlicher Fristen entweder automatisch gelöscht oder revisionssicher archiviert.

Fazit

Ein digitales Vertragsmanagement hilft Unternehmen dabei, durch Automatisierung viel Zeit und Geld zu sparen. Das gelingt durch die Verkürzung von Such- und Bearbeitungszeiten sowie das Einsparen von Papier-, Druck- und Versandkosten. Aber nicht nur das: Die digitale Vertragsverwaltung bietet eine GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung und Verarbeitung im DMS-Archiv. Damit ist eine rechts- und revisionssichere Ablage gegeben, die Unternehmen viel Ärger und empfindliche Strafen erspart. Hinzu kommt das Fristenmanagement innerhalb des Vertragsmanagement-Systems. Der automatisierte Fristenkalender sorgt dafür, dass nie wieder eine wichtige Frist unbeachtet verstreicht.

Nils Bremann
Legal Counsel | Rechtsanwalt
d.velop AG

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