So arbeiten wir (und Sie) produktiver

Dieser Beitrag aus dem Blog von „Process Street“ (https://www.process.st/best-productivity-apps/) gibt einen sehr schönen Überblick über aktuelle Produktivitäts-Tools in der Arbeitspraxis. Welche dieser Tools nutzen wir selbst, um produktiver zu arbeiten, und wo nutzen wir lieber alternative Tools und Lösungen? Hier ein kurzer Überblick.

Welche der Tools nutzen wir auch?

• Process Street: Gerade bei der Arbeit mit virtueller Assistenz ist es entscheidend, Arbeitsabläufe exakt zu dokumentieren. Mit Process Street ist nicht nur dies sehr einfach möglich. Man kann auch sehr einfach dafür sorgen, dass Mitarbeiter und man selbst laufend und regelmäßig über anstehende Arbeitsprozesse informiert wird. Für diese Aufgaben ist Process Street derzeit quasi unschlagbar. In einem späteren Beitrag stellen wir unsere Einsatzgebiete für Process Street genauer vor.
• 1Password: Seit 1Password im Team nutzbar ist, klappt die teamübergreifende Nutzung von Passwörtern noch besser als bisher. Dass professionelle IT-Nutzer einen Passwort-Manager brauchen, sollte keine Frage sein.
• Doodle: Für Terminabsprachen in größeren Gruppen ist Doodle alternativlos.
• Google Docs: Wir pflegen damit die Texte für unsere Website und koordinieren deren Übersetzung. Für den kollaborativen Entwurf anspruchsvoller (juristischer) Texte sollte man sich Smashdocs anschauen.

Wo nutzen wir Alternativen?

• Mit Evernote konnte ich mich nie so recht anfreunden. Für die Ablage und Organisation von Notizen aller Art nutzen wir statt dessen WorkFlowy. Das ist angenehm schlank und auf das Wesentliche reduziert.
• Airtable ist als Online-Datenbank reizvoll, aber uns fehlt noch der ideale Anwendungsfall dafür. Ein ähnliches Tool, das sich uns leichter erschlossen hat, ist Smartsheet. Smartsheet ist eine Art „Online-Excel auf Speed“. Wir nutzen es in vielen Fällen zur Datensammlung und -organisation.
• Wer sich Telefonkonferenzen meistens von Mandanten organisieren lässt, zahlt häufig zu viel für die etablierten Anbieter von Konferenzsystemen. Wir nutzen deshalb (noch) den Anbieter Powwownow. Da inzwischen unser VoIP-Anbieter Sipgate einen eigenen Konferenzraum anbietet, steigen wir aber wohl bald auf diesen um.
• Statt Slack haben wir bisher für unsere Online-Kommunikation (teamintern und mit Externen) unseren Protonet-Server genutzt. Aber keine Frage: Slack ist viel komfortabler, und es wird nicht mehr viel Zeit vergehen, bis es auch in Deutschland zum Marktführer in der Online-Team-Kommunikation wird.
• Auch Filesharing-Dienste wie Dropbox und Google Drive konnten wir bisher durch unseren Protonet-Server ersetzen. Wir finden aber, dass der Nutzerkomfort verbesserungswürdig ist. Für den Dateiaustausch mit Mandanten und unser eigenes Dokumentenmanagement nutzen wir möglicherweise bald Sharefile oder einen anderen cloudbasierten Dienst. Das Thema Datensicherheit bei Cloud-Storage-Diensten entwickelt sich gerade ziemlich positiv.

Auf welche weiteren Produktivitäts-Tools können wir nicht verzichten?

• TextExpander: Sehr vieles, was wir schreiben, schreiben wir nicht nur einmal. Mit TextExpander lassen sich beliebige Texte auf Tastaturkommandos legen. Ich nutze das Tool noch viel zu wenig, aber selbst das bringt schon erhebliche Erleichterung, um produktiver zu arbeiten. Mehr dazu, wie wir TextExpander nutzen, in einem späteren Beitrag.
• Ulysses: Wir Anwälte sind „Textarbeiter“. Oft hilft es, Texte zunächst nicht in Word oder Outlook zu schreiben, sondern mit einem Tool, das den Fokus auf den Textinhalt richtet. Das Stichwort lautet Markdown. Ulysses ist einer der besten Markdown-Editoren am Markt. Mehr zur Arbeit mit Markdown in einem späteren Beitrag.
• Unser wichtigstes Produktivitätswerkzeug ist keine Software, sondern „echte“ Hardware: ein Kanban-Board. Auch wenn inzwischen viele Programme den Kanban-Ansatz unterstützen (z.B. Trello, Smartsheet und Airtable), ist die „reine Kanban-Lehre“ die Arbeit mit einem „materialisierten“ Board, PostIt-Zetteln und Stiften. Auch zum Thema Kanban schreibe ich später mehr.

Sie sehen: Wir nutzen viele „kleine“, smarte Tools, um für Sie produktiver zu arbeiten und Ihnen mit wenig Aufwand viel zu bieten. Arbeiten Sie auch so? Welche Tools nutzen Sie? Lassen Sie es uns wissen.

Ihre Ansprechperson

Dr. Jochen Notholt

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