Dokumente vergleichen

In diesem Artikel geht es um etwas, was heutzutage die meisten Wirtschaftsanwälte wissen oder wissen sollten – zumindest dann, wenn sie mit ihren Mandanten elektronisch kommunizieren. Es geht um das Vergleichen digitaler Dokumente.

Während eines Projekts schicken sich die Parteien und ihre Anwälte (Vertrags-)Dokumente hin und her, sie ändern und kommentieren diese laufend. In der Regel arbeiten die Parteien mit Word und dort im Änderungsmodus. Das reicht aber nicht aus, um Änderungen zwischen verschiedenen Dokumentversionen zuverlässig erkennen zu können. Denn die Änderungen und Änderungsmarkierungen (sowie Kommentare) lassen sich (durch das „Akzeptieren“ und „Ablehnen“ der Änderung) problemlos anpassen. Um diese (nicht unbedingt vorsätzlichen) Manipulationen zu erkennen, braucht man die richtige Software. Ich gebe hier einen kurzen Überblick über diese Werkzeuge für verschiedene Plattformen und Dokumente.

Der Standard: Workshare

Nach wie vor Marktführer im Bereich der Dokumentvergleichs-Software ist die Firma Workshare. Früher war die Software unter dem Namen „DeltaView“ bekannt, heute gibt es es eine Reihe von Programmen mit dieser Funktionalität. Man kann damit nicht nur Word-, sondern auch Excel-, Powerpoint- und PDF-Dokumente vergleichen. Das Ganze funktioniert in der Regel sehr gut. Die Tools lassen sich auch in Dokumentenmanagementsysteme (DMS) einbetten, wie sie oft in großen Wirtschaftskanzleien eingesetzt werden. Wirtschaftsanwälte mit geringer Compliance-Sensibilität wird es freuen, dass es bald auch eine SaaS-Versionvon Workshare geben soll.

Achtung: Die Workshare-Produkte laufen nur unter Windows, und sie kosten natürlich Geld.

Office-Dokumente vergleichen mit „Bordmitteln“

Als ich mich selbstständig machte und zugleich auf den Mac umgestiegen bin, habe ich nach einem entsprechenden Programm für den Mac gesucht. Erstes Ergebnis: Es gibt ein paar Tools zum Vergleichen von Textdokumenten, diese sind aber nur für reine Textdateien und deshalb eher für Entwickler geeignet (deshalb nenne ich sie hier erst gar nicht). Ein klassisches Workshare-Pendant für den Mac gibt es nicht.

Zum Glück habe ich dann festgestellt, dass ein Vergleich von Office-Dokumenten auf dem Mac auch direkt mit der Office-Software möglich ist. In Microsoft Office 2010 kann Word über den Menüpunkt „Extras / Änderungen nachverfolgen / Dokumente vergleichen …“ so ziemlich alles, was Workshare auch kann – einschließlich der gesonderten Anzeige von Verschiebungen und dem Vergleich von Kommentaren. Auch Word 2007 scheint den Dokumentenvergleich zu beherrschen – ich weiß aber nicht, ob das nur für Windows gilt oder auch für den Mac.

Die Textverarbeitung (Writer) von OpenOffice scheint ebenfalls über eine Vergleichsfunktion zu verfügen („Bearbeiten / Dokumente vergleichen …“) – die habe ich bislang nicht getestet. Das wäre interessant für die Linux- und/oder Open-Source-Freunde unter uns.

Für diese Fälle gilt: Der Vergleich funktioniert nur mit Word- (bzw. OpenOffice-Writer-) und nicht mit Excel-, Powerpoint- oder PDF-Dokumenten.

Vergleichen von PDFs

Für Excel und Powerpoint ist ein direkter Vergleich in MS Office also nach wie vor nicht möglich. Eine gute Umgehungslösung bietet hier allerdings Adobe Acrobat Professional (bei mir die Version 8 für Mac, evtl. auch schon in früheren Versionen). Das Programm kann PDF-Dateien vergleichen (Menüpunkt „Erweitert / Dokumente vergleichen …“). Getestet habe ich das bisher nur mit in PDF konvertierten Excel- und Powerpoint-Dateien. Als Ergebnis gibt es eine PDF-Datei, in denen die Vergleichsdokumente gegenüber gestellt und die Änderungen mit Kringeln markiert sind. Damit lässt es sich aus meiner Sicht gut arbeiten.

Dass das Ergebnis ebenfalls eine PDF-Datei ist, ist in der Praxis kein Problem. Denn auch mit Workshare sollte man Vergleichsdokumente, die man an Dritte (z.B. an Mandanten) weitergibt, immer ins PDF-Format konvertieren. Ansonsten verwechseln viele Empfänger das Vergleichs- mit einem Markup-Dokument, arbeiten mit diesem weiter und verursachen schlimmes Datenchaos.


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Kommentare:


Zum Thema „Vergleichen von PDFs“: Hierfür gibt’s eine spezielle Software PDiff, viel mehr Funktionen als Acro. Details unter http://www.csci.de/pdiff . Beispielsweise für den Vergleich von Verträgen eine super Sache.


Zum Thema „Vergleichen von PDFs“: Hierfür gibt’s eine spezielle Software PDiff, viel mehr Funktionen als Acro. Beispielsweise für den Vergleich von Verträgen eine super Sache. Details unter http://www.csci.de/pdiff .


Ich hatte den selben Ärger mit PDF-Formularen. Mit kostenlosen Tools habe ich keine ausreichenden Ergebnisse erreicht.
Aber ich habe PDFExpert gefunden, die in der Testversion kostenlos
ist https://PDFExpert.com. Vielleicht findet jemand anders es auch nützlich.

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