So basteln Sie einen guten IT-Vertrag

Einen IT-Vertrag entwerfen - ist das Hexenwerk? Wie gehen Sie dabei vor, was ist eher einfach, was eher schwierig? Das erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

Die vermeintlich einfache Lösung: Copy & Paste

Wenn es darum geht, einen IT-Vertrag neu zu entwerfen, gilt es zunächst darum, das größte Problem eines Autors zu überwinden: die Angst vor dem weißen Blatt Papier (oder dem leeren Bildschirm), auch Schreibblockade oder „Writer’s Block“ genannt. Es liegt nahe, dieses Problem dadurch zu lösen, einen bestehenden, vielleicht sogar bewährten Vertragsentwurf zu nehmen und diesen anzupassen. Dass diese Methode ebenso weit verbreitet wie — gerade für juristische Laien — gefährlich ist, muss ich nicht erwähnen. Und ich gebe zu: Auch wir gehen bei Vertragsentwürfen häufig so vor, denn es spart einfach massiv Zeit. (Der Unterschied zwischen Laien und Experten liegt jedoch darin, dass die Experten wissen, welche die richtigen Vorlagen sind und wie man diese anpassen muss, um zu einem guten Ergebnis zu kommen. Dazu später mehr.)

In diesem Beitrag geht es aber um etwas anderes: Wie geht man beim Entwurf eines Vertrags vor, wenn es keine geeigneten Vorlagen gibt?

Schritt 1: Die Leistungsbeschreibung im IT-Vertrag

Hatten wir schon erwähnt, dass die Leistungsbeschreibung das Wichtigste an einem Vertrag ist? Falls nicht, hier nochmals: Die Leistungsbeschreibung ist das Wichtigste an einem Vertrag.

Sie schreiben also zunächst so detailliert und verständlich wie möglich, welche Leistungen zu erbringen sind. Schon das ist häufig nicht so leicht wie viele denken. In einem unserer nächsten Beiträge erklären wir, was Sie beim Schreiben einer Leistungsbeschreibung zu beachten haben. Was Sie in der Leistungsbeschreibung im IT-Vertrag beachten müssen, erfahren Sie in unserem E-Book.

Schritt 2: Der Vertragstyp und die Folgen

Jetzt wird es leider etwas juristisch: Damit der Rest des Vertrags rechtssicher ist, müssen Sie eine Antwort auf die Frage finden, an welchem Vertragstyp der Vertrag ausgerichtet sein muss.

Wie macht man das? Am einfachsten geht es, wenn man sich die klassischen Vertragstypen des deutschen Zivilrechts vor Augen hält und sich fragt, zu welchem dieser Typen der Vertrag nach den darin beschriebenen Leistungen am besten passt. Und beschrieben haben Sie die Leistungen eben schon.

Die klassischen Vertragstypen, mit denen wir im IT-Recht arbeiten, sind diese vier:

• Kaufvertrag: Der Verkäufer überlässt dem Käufer dauerhaft eine Sache oder ein Recht. Als Gegenleistung zahlt der Käufer dafür den Kaufpreis.
• Mietvertrag: Der Vermieter überlässt dem Mieter zeitlich begrenzt eine Sache oder ein Recht. Dafür zahlt der Mieter ihm Miete.
• Dienstvertrag: Der Dienstleister erbringt Dienste für den Kunden und erhält dafür eine Vergütung von diesem. Dabei trägt der Dienstleister keine Verantwortung für den Erfolg seiner Leistungen.
• Werkvertrag: Der Werkunternehmer erstellt gegen Zahlung eines Werklohns ein Werk für den Kunden, wobei er die Verantwortung für den Erfolg seiner Leistungen trägt.

Schaut man sich nun die klassischen Leistungstypen in der IT an, wird man sie den klassischen Vertragstypen wie folgt zuordnen müssen:

• Hardware-/Softwareüberlassung auf Dauer: Kaufvertrag
• Hardware-/Softwareüberlassung auf Zeit: Mietvertrag
• Hardwarewartung/Softwarepflege: Werkvertrag
• Softwareentwicklung (mit Verantwortung für das Endprodukt): Werkvertrag
• Softwareentwicklung (reine Unterstützung, ohne Verantwortung für das Endprodukt): Dienstvertrag
• IT-Beratung: Dienstvertrag
• Bereitstellung von Software as a Service (SaaS) / Application Service Providing (ASP): Mietvertrag
• Cloud Computing: Mietvertrag
• IT-Support: Dienstvertrag oder Werkvertrag (abhängig vom Grad der Erfolgsverantwortung im Einzelfall)

Was macht man, wenn mehrere Vertragstypen in Frage kommen? Das hängt davon ab, aus welchem Grund das so ist.

Einerseits können mehrere Vertragstypen in Frage kommen, weil ein Vertrag verschiedene Leistungen regelt, die verschiedenen Vertragstypen zuzuordnen sind. Beispiel: Verkauf von Standardsoftware (Softwareüberlassung auf Dauer = Kaufvertrag), verbunden mit Softwarepflege (= Werkvertrag) und Telefon-Support (in diesem Fall = Dienstvertrag). Dann empfiehlt es sich, in den weiteren Schritten im Vertrag zwischen diesen Leistungskomponenten zu unterscheiden, soweit es nötig ist, und jeweils die passenden Regelungen zu entwerfen. Dazu gleich mehr.

Andererseits kann die Zuordnung zu einem Vertragstyp schwierig sein, weil der Charakter der Leistungen nicht klar einzuschätzen ist. Es kann entweder sein, dass es sich um Leistungen handelt, die so vielschichtig sind, dass ein einzelner Vertragstyp dieser Komplexität nicht gerecht wird. Das ist zum Beispiel anerkannt für das IT-Outsourcing. Oder es kann sein, dass es sich um einen Fall handelt, den auch erfahrene IT-Anwälte mit einem eindeutigen „Kommt drauf an …“ beurteilen. Hier hilft letztlich nur, sich für einen Vertragstyp zu entscheiden und das Risiko in Kauf zu nehmen, dass im Fall eines Konflikts jemand Anderes (z.B. ein Richter) den Vertragstyp anders beurteilt als man selbst.

Warum ist es nötig, sich an dieser Stelle für einen Vertragstyp (oder mehrere) zu entscheiden? Ganz einfach: Weil es von dieser Frage abhängt, welche weiteren Inhalte der Vertrag haben sollte und vor allem haben darf, um rechtssicher zu sein. Warum das so ist, hängt vor allem von den Einschränkungen der sog. AGB-Inhaltskontrolle ab. Um diese wird es in einem weiteren Beitrag ausführlicher gehen, an dieser Stelle nur ein einfaches Beispiel: Bei der Beschreibung Ihrer Leistungen kommen Sie zum Ergebnis, dass Sie Ihren Kunden Software auf die Vertragslaufzeit zeitlich begrenzt anbieten. Während der Vertragslaufzeit möchten Sie außerdem Geld für die Pflege der Software verlangen – zusätzlich zu dem Geld, das für die Software an sich zu zahlen ist.

Dieses Vorgehen wäre aber vertragsrechtlich unwirksam. Warum? Weil die Analyse des Vertragstyps ergibt, dass es sich bei der Softwareüberlassung auf Zeit um eine Miete handelt. Im Rahmen einer Miete ist der Vermieter (hier der Softwareanbieter) aber verpflichtet, Mängel der Mietsache (hier der Software) auf eigene Kosten zu beheben. Er darf dafür kein Geld im Rahmen eines gesonderten Pflegevertrags verlangen. Entsprechende vertragliche Regelungen wären von Kunden angreifbar.

Schritt 3: Die Pflichten des Kunden im IT-Vertrag

Wenn wir den Vertragstyp der zu regelnden IT-Leistungen kennen, können wir im nächsten Schritt regeln, welche Pflichten der Kunde als Gegenleistung für die Leistungen des Anbieters zu erfüllen hat. Welche Pflichten das typischerweise sind, ist zwischen den Vertragstypen sehr unterschiedlich.

Zum Beispiel darf man an den Käufer einer Software keine allzu hohen vertraglichen Anforderungen stellen. Er hat die Software entgegen zu nehmen, sie, soweit möglich, noch auf Fehlerfreiheit zu prüfen, und er hat natürlich zu zahlen. Das war es dann im Wesentlichen. Was der Kunde dann anschließend mit der Software macht, lässt sich kaum wirksam regeln. Bei der Softwaremiete sieht das anders aus: Hier hat der Anbieter/Vermieter umfassende Möglichkeiten, die Nutzung der Software durch den Mieter einzuschränken und dies zu kontrollieren.

Im Rahmen von Werkleistungen spielen die Pflichten des Kunden in der Praxis die größte Rolle. Hier sind zum einen Mitwirkungspflichten zu regeln, deren Verletzung durch den Kunden die Leistungserbringung des Anbieters erheblich behindern können. Auch die Abnahme der Leistungen durch den Kunden sollten — abhängig vom Projektumfang mehr oder weniger detailliert — geregelt sein.

Die maßgebliche Pflicht des Kunden in nahezu allen IT-Verträgen ist und bleibt allerdings die Pflicht zur Zahlung des Kaufpreises/der Miete/der Vergütung/des Werklohns. Auch hierzu kann man im Vertrag einige Fehler begehen.

Schritt 4: Die Nutzungsrechte im IT-Vertrag

In den allermeisten IT-Verträgen geht es um Software, oder zumindest um Arbeitsergebnisse, die etwas mit Software und IT zu tun haben (Konzepte, Analysen etc.). Möglicherweise geht es auch um Software, die ihrerseits Arbeitsergebnisse liefert, deren rechtlicher Status unklar ist. Sie sollten Ihre Vertragsbedingungen dazu nutzen, eindeutig zu regeln, wie Ihr Kunde Software oder andere Arbeitsergebnisse nutzen darf.

Welche Regelungen hier wirksam und sinnvoll möglich sind, hängt wiederum vom Vertragstyp ab. In einem Kaufvertrag lassen sich beispielsweise Nutzungsrechte nicht zeitlich begrenzen, ebenso wenig wie in einem Werkvertrag, nachdem die Arbeitsergebnisse abgenommen wurden.

Schritt 5: Anfang und Ende der Leistungsbeziehung

Sobald der Vertragstyp Ihrer Leistungsbeziehung kein reiner Kauf ist (hatten wir schon erwähnt, dass die Bestimmung des Vertragstyps wichtig ist – ungefähr so wichtig wie die Leistungsbeschreibung?), sollten Sie den Beginn und das Ende der Vertragsbeziehung klar regeln. Auch die Einzelheiten hierzu hängen vom Vertragstyp ab. So enthält z.B. das Werkvertragsrecht ein sog. „freies Kündigungsrecht“ des Kunden, das sich durch vertragliche Regelungen nicht wirksam ausschließen lässt.

Wir merken in der Beratungspraxis immer wieder, wie wenig Gedanken sich IT-Unternehmer im Vorfeld über solche Regelungen machen. Erfahrene Anwälte können Ihnen dabei helfen, das, worauf es Ihnen wirtschaftlich ankommt, richtig zu formulieren. Rechtlich ist das meist gar nicht so anspruchsvoll — es sei denn, es müssen z.B. Verknüpfungen zwischen verschiedenen Leistungskomponenten hergestellt werden.

Schritt 6: Leistungsstörungen, Gewährleistung, Haftung im IT-Vertrag

Wir hatten bereits in einem früheren Beitrag geschrieben, dass diejenigen Regelungen, die gemeinhin in einem Vertrag für „entscheidend“ gehalten werden, dies eher nicht sind: Regelungen zur Leistungsstörungen, zur Gewährleistung und Haftung. Also für die Fälle, in denen der Anbieter die Leistungen nicht so erbringt wie der Kunde sich das vorgestellt hat. Gerade die Regelungen zur Gewährleistung für Mängel hängen ebenfalls vom Vertragstyp ab. Im Kauf- und Werkvertragsrecht besteht die Gewährleistung für einen begrenzten Zeitraum ab Übergabe bzw. Abnahme. Im Mietrecht muss der Mieter hingegen während der gesamten Mietzeit an der Mietsache auftretende Mängel beseitigen. Im Bereich der Dienstverträge ist der Dienstleister für Arbeitsergebnisse nicht verantwortlich, also gibt es keine Gewährleistung. Das heißt aber nicht, dass der Dienstleister für von ihm verursachte Schäden nicht haftet!

Schritt 7: Sonstiges

Schließlich sind in Ihrem IT-Vertrag noch Regelungen zu ergänzen, die für manchen Winkeladvokaten das „Salz in der Suppe“ sind (für uns eher nicht, siehe diesen Beitrag) – z.B. Regelungen zu den Themen

• Einsatz von Subunternehmern
• Einsatz/Auswahl von bestimmtem Personal
• Vertraulichkeit
• Datenschutz
• Rangfolge zwischen Vertragsdokumenten
• Formvorschriften
• Geltung von AGB der Vertragsparteien
• Rechtsordnung und Gerichtsstand
• etc.

Gerade in internationalen Geschäftsbeziehungen sehr wichtig ist hier die Regelung der Rechtsordnung. Auf die übrigen Regelungen kann man gerade dann verzichten (oder sie zumindest stark abkürzen), wenn es einem auf kurze und leicht verständliche Vertragsdokumente ankommt.

Schritt 8: Einzelne Regelungen und Form des Dokuments

Im nächsten und im Grunde letzten Schritt werden Sie sich noch die folgenden Fragen stellen (müssen):

• Woher bekommen wir zu den oben genannten Regelungen geeignete Vorlagen?
• Wie bringen wir diese so in Form, dass am Ende ein guter Vertrag dabei herauskommt?

Zunächst zu den Vorlagen: Diese bekommen Sie entweder vom Anwalt (der Ihnen aber aus guten Gründen nur fertige Produkte und keine unpassenden Vorlagen „verkauft“), aus anderen Vertragsdokumenten (Vorsicht, auch einzelne Vertragsklauseln können urheberrechtlich geschützt sein!) oder von Verbänden wie dem Bitkom (auch für Nichtmitglieder).

Um diese einzelnen Klauseln in die richtige Form zu bringen, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Art von Vertragsdokument für Ihre Bedürfnisse passt. Dazu haben wir kürzlich einen Beitrag geschrieben. Außerdem müssen Sie darauf achten, dass die einzelnen Klauseln inhaltlich zusammen passen. Dazu müssen Sie z.B. darauf achten, dass Sie in einem Dokument bestimmte Begriffe einheitlich verwenden (vor allem die Parteibezeichnungen, aber auch Begriffe für einzelne Leistungsbestandteile) und Verweise zwischen einzelnen Klauseln richtig herstellen und formulieren. Dies sind letztlich Aufgaben, von denen man meint, dass man für sie nicht unbedingt sieben Jahre juristischer Ausbildung braucht. Die Praxis lehrt uns aber häufig das Gegenteil.

Brauchen Sie unsere Hilfe bei Ihrem IT-Vertrag?

Wer die obigen Schritte versteht und sie befolgt, kommt ohne Probleme zu einem guten IT-Vertrag. Und weil wir nicht nur die einzelnen Schritte, sondern die typischen Probleme des Entwurfs kennen und dafür gute Lösungen entwickelt haben, können wir Ihnen den Entwurf guter IT-Verträge nach vorheriger Abstimmung immer zum Festpreis anbieten. Mehr dazu erfahren Sie in unserer Produktübersicht zu IT-Musterverträgen.

Redaktionelle Anmerkung: Dieser Artikel wurde erstmals am 13. Juli 2017 veröffentlicht und zuletzt am 13. Juni 2020 inhaltlich überarbeitet.