So helfen Ihnen Vertragsrichtlinien und -checklisten

Wenn es um die vertragliche Absicherung geht, denken die meisten in kleineren IT-Unternehmen nur an gute AGB und Musterverträge. Wer aber noch einen Schritt weiter denkt, kommt auch an Vertragsrichtlinien und -Checklisten - auch Risikorichtlinien genannt - nicht vorbei. Hier erklären wir kurz, was es damit auf sich hat, wie wir dabei vorgehen und was es Ihrem Unternehmen bringt.

Fallbeispiel: Professionalisierung eines mittelständischen IT-Beratungsunternehmens

Wir hatten hier im Blog das Thema “Risikorichtlinie” schon kurz behandelt. Jetzt wird es praktisch anhand eines Fallbeispiels: Ende letzten Jahres sprach uns ein mittelständisches IT-Beratungsunternehmen auf dieses Thema an. Das Unternehmen wollte sich rechtlich professionell(er) aufstellen, und wünschte sich dabei ausdrücklich auch Vertragsrichtlinien und Checklisten zum Umgang mit folgenden Situationen:

• Kunden und Geschäftspartner verlangen einen Vertragsschluss auf Grundlage eigener Vertragsmuster und Geschäfts- bzw. Einkaufsbedingungen;
• Kunden und Geschäftspartner haben Änderungswünsche an den Vertragsunterlagen des Unternehmens.

Im Ergebnis führen diese Abweichungen vom Standardverfahren des Vertragsschlusses dazu, dass sich ein Unternehmen rechtlich “verschlechtert”, also gewisse Risiken eingeht. Dann geht es darum, zu entscheiden, ob und unter welchen Voraussetzungen diese Risiken tragbar sind.

Gerade kleinere Unternehmen neigen in diesen Situationen dazu, ohne klare Entscheidungsgrundlage zu arbeiten. Entweder die Geschäftsführung oder auch der beratende Anwalt entscheidet von Fall zu Fall und nach eigenem Ermessen, ob Änderungswünsche des Kunden akzeptabel bzw. wie diese anzupassen sind, damit die Interessen beider Vertragspartner gewahrt sind.

In größeren IT-Unternehmen läuft jedoch normalerweise nichts ohne eine checklistenbasierte Prüfung von Verträgen – und das aus guten Gründen.

Vorteile von Vertragsrichtlinien und -Checklisten

Was sind die Probleme an diesem Vorgehen?

1. Unklare Handlungswege – wie gehen wir vor, wer darf was?
2. Unklare Entscheidungskriterien für Mitarbeiter und externe Berater, folglich inkonsistente Ergebnisse, zumindest bei Beteiligung verschiedener Personen
3. Fehlende Dokumentation der Entscheidungswege
4. Unklare Kompetenzen und Eskalationswege
5. Probleme beim Know-How-Transfer innerhalb des Unternehmens und zwischen externen Beratern

Wir erstellen für den IT-Mittelständler zwei Dokumente:

1. Vertragsrichtlinien

Unter Vertragsrichtlinien verstehen wir eine Art allgemeine Anleitung für Mitarbeiter des Unternehmens, die mit Vertragsabschlüssen zu tun haben, aber rechtliche Laien sind. Das Dokument soll ihnen eine Hilfestellung im Umgang mit Verträgen geben, ohne dass es um konkrete Vertragsinhalte geht (dafür ist dann die Vertrags-Checkliste da).

In einer Vertragsrichtlinie kann es z.B. um die folgenden Themen gehen:

• Wer darf im Unternehmen Verträge abschließen?
• Welche Standardverträge / Muster stehen für welche Zwecke zur Verfügung?
• In welchen Fällen wird welches Muster genutzt?
• In welchen Fällen akzeptiert man Vertragsmuster / Änderungswünsche des Kunden?
• Wie gehen wir vor, wenn wir ein Vertragsmuster brauchen, das von den Standards abweicht?
• Wie verfolgen wir den Vorgang des Vertragsschlusses (um z.B. das Problem “kollidierender AGB” zu vermeiden)?
• Wer ist Ansprechpartner für Rückfragen?

2. Vertrags-Checkliste

In der “Vertrags-Checkliste” geht es dagegen um den konkreten Inhalt von zu bearbeitenden rechtlichen Dokumenten und darum, welche Regelungen für das Unternehmen akzeptabel sind und welche nicht.

Eine “Vertrags-Checkliste” ist üblicherweise als Formular in Tabellenform aufbereitet. Wir empfehlen als groben Anhaltspunkt die folgende Einteilung:

• Raum für Vertragsdaten: Die grundlegenden Informationen des zu prüfenden / verhandelnden Vertrags sollten direkt im Dokument hinterlegt werden können.
• Themenblöcke: Wie ein guter Vertrag ist auch die Checkliste zunächst in thematische Blöcke unterteilt. Diese lauten beispielsweise unter anderem: Vertragsparteien, Leistungsbeschreibung, Mitwirkungspflichten, Gewährleistung, Haftung.
• Beispiel-Verstöße: Es ist kaum möglich, in einer Checkliste alle Fälle aufzuzählen, die für ein Unternehmen im Rahmen einer Vertragsprüfung und -verhandlung nicht akzeptabel sind. Deshalb gehen wir so vor, dass wir für jeden Themenblock ein allgemeines “Compliance-Prinzip” formulieren und dann Beispiele nennen, die offensichtlich gegen dieses Prinzip verstoßen. Liegt in der Praxis ein solcher Beispiel-Verstoß vor, heißt das, etwas am Vertrag stimmt schonmal nicht.
• Vorgehen bei Verstößen: Wie geht das Unternehmen mit einem bestimmten Verstoß um? Wird der Verstoß unter keinen Umständen akzeptiert, oder entscheiden bestimmte Mitarbeiter im Unternehmen, dass ein Verstoß ausnahmsweise doch zulässig ist (sog. Eskalation)? In letzterem Fall: Wer genau entscheidet?
• Raum für Protokollierung und Kommentierungen: In die Tabelle sollte sich der aktuelle Stand der Vertragsprüfung / -verhandlung nachvollziehen lassen, individuelle Kommentare müssen möglich sein.

Wie gehen wir beim Entwurf von Vertragsrichtlinien und -Checklisten vor?

Frei nach unserem Motto “Großes für Kleine” haben wir Vorlagen für Vertragsrichtlinien und -Checkliste auf Grundlage von Best Practices aus großen internationalen IT-Unternehmen erstellt, für die wir in der Vergangenheit tätig waren. Wir meinen aber, dass sich diese Best Practices für kleinere und mittelständische IT-Unternehmen nicht praktikabel sind. Man braucht eine „80/20-Lösung“.

Wir haben deshalb z.B. unsere Muster-Checkliste von ca. 120 Beispiel-Verstöße (mit denen ein uns bekanntes großes internationales IT-Unternehmen arbeitet) auf ca. 50 Beispiel-Verstöße in 13 Themenblöcken zusammengekürzt. Die Checkliste enthält damit die wesentlichen kritischen Themen, mit denen sich Unternehmen bei der Prüfung und Verhandlung von IT-Verträgen üblicherweise beschäftigen müssen.

Wie rechnen wir ab?

Wir erstellen für Ihr Unternehmen auf Grundlage unserer Standarddokumente individuelle Vertragsrichtlinien und -Checklisten – und zwar zum Festpreis. Wie bei uns üblich, sind in diesem Festpreis der Entwurf der Dokumente nach Ihren Wünschen, die Abstimmung und die Finalisierung des Entwurfs enthalten.

Sie wollen professionelle Vertragsrichtlinien und -Checklisten?

Mit Vertragsrichtlinien und -Checklisten heben Sie die rechtliche Qualität Ihres Unternehmens auf ein neues Level. Sie (und die von Ihnen beauftragten Kanzleien) prüfen und verhandeln Ihre Verträge nicht mehr “Pi mal Daumen” und “mal so, mal so”, sondern nach einem einheitlichen und klaren Plan. So werden Ihre rechtlichen Aufgaben leichter delegierbar, und Sie vermeiden rechtliche “Zeitbomben” in Ihrem Unternehmen.

Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserer Produktübersicht, oder nehmen Sie gerne hierzu direkt mit uns Kontakt auf.

Redaktionelle Anmerkung: Dieser Artikel wurde erstmals am 26. Februar 2018 veröffentlicht und zuletzt am 6. März 2019 inhaltlich überarbeitet.