Was müssen Sie über die Abnahme im IT-Vertrag wissen?

Wenn IT-Unternehmen werkvertragliche Leistungen erbringen, kommt es in der Regel zur (förmlichen) Abnahme. Was Sie bei der vertraglichen Gestaltung der Abnahme beachten müssen, lesen Sie hier.

Wann sind Abnahmeregelungen im IT-Vertrag sinnvoll?

Das BGB enthält nur wenige und knappe Regelungen zur Abnahme (vor allem in § 640 BGB). Das „schreit“ eigentlich nach ausführlichen zusätzlichen Regelungen in einem IT-Vertrag oder entsprechenden AGB. Sinnvoll können solche Regelungen vor allem bei Entwicklung von Individualsoftware / Webanwendungen oder auch bei IT-Projekten im Bereich der Systemintegration, -migration usw. sein. Überall dort, wo ein konkretes Ergebnis schon in den Vertragsverhandlungen festgelegt wurde und wo es den Vertragsparteien besonders wichtig ist, dass dieses Ergebnis auch so geliefert wird wie vereinbart.

Bei Dienstleistungen sind Abnahmeregelungen wenig sinnvoll, da Sie hier kein konkretes Ergebnis – sondern das bloße Tätigwerden – mit Ihrem Gegenüber vereinbaren. Hierbei lassen sich zwar Art und Umfang der Dienstleistungen bestimmen, zum Zeitpunkt der Ausführung kann diese jedoch nicht mehr durch eine fehlende Abnahme zurückgewiesen werden.

Wie ist eine Abnahmeregelung im IT-Vertrag aufgebaut?

Typischerweise bestimmen die Vertragsparteien im ersten Schritt die Werkleistung möglichst genau und setzen hierfür eine förmliche Abnahme voraus. Dabei lassen sich die Eigenschaften des Werks recht weit, aber auch sehr detailliert definieren. Möglich sind auch Zwischenergebnisse, die mit Teilabnahmen festgehalten werden. Sie können dann zur Grundlage für die Fortführung der Arbeiten gemacht werden.

Die eigentliche Abnahmeregelung besteht dann üblicherweise aus den folgenden Themen:

• Welche Leistungen unterliegen der Abnahme?
• Wie ist der Ablauf der Abnahmeprüfung?
• Wann darf der Kunde die Abnahme verweigern?
• Was passiert mit nicht abnahmehindernden Mängeln?
• Was passiert, wenn die Abnahme (mehrfach) scheitert?
• Was passiert, wenn die Leistung ohne Abnahme in den Produktivbetrieb geht?

Welche Leistungen unterliegen der Abnahme?

Werkvertragliche Leistungen unterliegen normalerweise der Abnahme. Sie bildet aus rechtlicher Sicht eine Zäsur, weil mit erfolgreicher Abnahme die Leistung als erbracht gilt. Bei „kleineren“ Gewerken ist es allerdings möglich, die üblicherweise förmliche Abnahme durch ein informelles Verfahren („Freigabe“) zu ersetzen. Zudem können Sie vertraglich weitere Rahmenbedingungen regeln, wie beispielsweise den Zeitrahmen, in dem das Werk zur Abnahme bereitgestellt werden und in dem die Abnahmeprüfung dann durch den Kunden durchgeführt werden muss.

Wie ist der Ablauf der Abnahmeprüfung?

Wie die Abnahmeprüfung genau abläuft, lässt sich ebenso mehr oder weniger detailliert vertraglich regeln. Geht es um Werkleistungen mit Softwarebezug, empfiehlt es sich, Ablauf und Umfang der Abnahmeprüfung genau festzulegen. Als Anbieter können Sie zum Beispiel festlegen, dass Ihr Kunde Ihnen die für die Durchführung der Abnahmeprüfung erforderlichen Testdaten und die zu erwartenden Testergebnisse zur Verfügung stellt und die erforderlichen technischen Voraussetzungen schafft.

Anschließend hat der Kunde das Gewerk vereinbarungsgemäß zu testen. Der Anbieter ist dabei berechtigt, an der Abnahmeprüfung teilzunehmen und die Prüfungsergebnisse einzusehen.

Wann darf der Kunde die Abnahme verweigern?

Grundsätzlich ist eine Werkleistung dann abnahmefähig, wenn sie keine (abnahmehindernden) Mängel vorweist. Wie oben bereits beschrieben, bestimmen Sie bei Vertragsschluss bereits den Umfang des herzustellenden Werkes. Ist dieses nicht im vereinbarten Rahmen nutzbar oder weist deutliche Fehler auf, kann dies einen abnahmehindernden Mangel darstellen.

Wenn genau ein Mangel abnahmehindernd ist, sollten Sie vertraglich festlegen. In der Praxis erfolgt dies häufig dadurch, dass sog. Fehlerklassen vereinbart werden und Fehler höherer Fehlerklassen als abnahmehindernd gelten.

Was passiert mit nicht abnahmehindernden Mängeln?

Liegt ein nicht abnahmehindernder Mangel vor, bedeutet das nicht, dass ein Kunde diesen einfach hinnehmen muss. Denn diese weniger schwerwiegenden Fehler unterliegen immer noch der Gewährleistung. Das bedeutet:

Anbieter sind bezogen auf diese Fehler weiterhin zur Nacherfüllung, also zur Fehlerbehebung, verpflichtet. Kommt er dieser Aufforderung nicht nach und lässt eine von Ihnen gesetzte Frist zur Nacherfüllung einfach verstreichen, kann der Kunde den Fehler selbst beheben (lassen) und die entstandenen Kosten hierfür dem Anbieter in Rechnung stellen.

Unter gewissen Voraussetzungen sind auch eine Minderung der Vergütung, der Rücktritt vom Vertrag oder das Verlangen von Schadens- oder Aufwendungsersatz möglich.

Was passiert, wenn die Abnahme (mehrfach) scheitert?

Scheitert beispielsweise die Abnahme einer Werkleistung mehrfach, weil das Werk immer noch nicht den vereinbarten Rahmen erfüllt, kann ein Kunde nach der gesetzlichen Regelung gegebenenfalls vom Vertrag zurücktreten oder die Vergütung mindern.

Denkbar sind aus Sicht des Kunden auch Schadens- und Aufwendungsersatzansprüche, weil er ein bestimmtes System beispielsweise nicht zu einer bestimmten (vereinbarten) Zeit in Betrieb nehmen konnte und ihm dadurch Verdienstausfälle – oder auch hohe Kosten wegen der Inanspruchnahme einer anderen Software – entstehen.

Gerade aus Sicht des Anbieters empfiehlt es sich daher, im Rahmen des gesetzlich Machbaren Regelungen zu treffen, die ein Scheitern der Abnahme verträglich gestalten.

Was passiert, wenn die Leistung ohne Abnahme in den Produktivbetrieb geht?

Geht eine Leistung ohne Abnahme und Mängelanzeige in den Produktivbetrieb, ist schwierig zu beurteilen, ob sie damit als abgenommen gilt. Es empfiehlt sich, dies ausdrücklich vertraglich zu regeln. Dies ist ein recht komplexer Problembereich mit vielen Detailfragen.

Wie sollte man in agilen Projekten mit der Abnahme umgehen?

Sicherlich werden Sie sich fragen, ob Abnahmeregelungen auch bei agilen Projekten sinnvoll sind. Klassische Juristenantwort: Kommt drauf an. Nämlich vor allem darauf, ob die Parteien (z.B. zum Abschluss eines Sprints) eine mehr oder weniger förmliche Abnahme erwarten. Hier bietet sich eine Gestaltung als sog. Teilabnahme an, die sich immer nur auf den zuletzt bereitgestellten Teil des Arbeitsergebnisses bezieht. Gerade bei agilen Projekten, die sich immer wieder verändern können, können die Vereinbarung von Zwischenergebnissen mit einer entsprechenden Abnahme eine gute Ergänzung sein.

Alles OK mit Ihren Abnahmeregelungen?

Falls Sie unsicher sind, ob mit Ihren Abnahmeregelungen in Ihren IT-Projektverträgen und AGB alles in Ordnung oder ob Luft nach oben ist: Beauftragen Sie uns mit einem IT-Vertragscheck. In unserer Produktübersicht erfahren Sie, welche Leistungen wir im Zusammenhang mit IT-Projektverträgen für Sie erbringen und was Sie das kostet.