Preise und Zahlungsbedingungen im IT-Vertrag – das müssen Sie beachten

Wir setzen unsere Reihe zu typischen Regelungen in IT-Verträgen fort (hier der letzte Beitrag zum Thema Nutzungsrechte). Dieses Mal geht es um Preise und Zahlungsbedingungen. Deren Regelung erscheint zunächst einfach. Aber Vorsicht: Es gibt viele Möglichkeiten, hier schwerwiegende Fehler zu machen.

Typischer Aufbau

Wenn es aus Ihrer Sicht als Anbieter darum geht, Regelungen zu Preisen und Zahlungsbedingungen in AGB oder Musterverträgen zu entwerfen, müssen Sie sich folgende Fragen stellen:

• Welche Preise sind für die jeweiligen Leistungen zu zahlen bzw. welche Vergütungsarten gibt es?
• Wann sind Preise bzw. Rechnungen zu zahlen?
• Wie erfolgt die Rechnungsstellung?
• Welche sonstige Vereinbarungen können und sollten getroffen werden?

Im Folgenden gehen wir detailliert auf diese Fragen ein.

Welche Preise sind zu zahlen?

Schlüsseln Sie im Vertrag genau auf, was Ihre Leistungen kosten. Orientieren Sie sich dazu an der Art der von Ihnen erbrachten Leistungen. Wenn es z.B. um die Überlassung einer entwickelten Software geht, kann für die Überlassung der Software eine „Lizenzgebühr“ und für weitere Leistungen (z.B. Installation, Support, Wartung, Beratung) zusätzliche Preise zu zahlen sein. Es muss klar sein, welche verschiedenen Formen der Vergütung vereinbart sind.

Im Rahmen dieser transparenten Aufschlüsselung muss auch deutlich werden, wann Vergütungsbestandteile variabel sind und von welchen Parametern sie abhängen. Klassisches Beispiel ist die Aufwandsvergütung in Abgrenzung zum Festpreis. (Mit den Problemen der Aufwandsschätzung setzt sich dieser Beitrag auseinander.) Klar sein sollte jeweils auch, ob es sich um einmalige oder laufende Posten handelt. Besonders fehleranfällig sind Provisions-Absprachen für Vermittlungsleistungen; hier sind so viele Details zu beachten, dass eine Beratung zur klaren Regelung nicht schaden kann.

Regeln sollten Sie auch, wer ggf. Nebenkosten trägt, die im Rahmen des Vertragsverhältnisses entstehen. Dazu gehören etwa die Auslagen für die Reisen zum Kunden oder für Zeiten, die Sie und Ihre Mitarbeiter für diese Reisen aufwenden.

Welchen der Begriffe – z.B. Preis, Vergütung oder Honorar – Sie verwenden, hat übrigens keine rechtliche Bedeutung. Sie sollten sich jedoch für einheitliche Bezeichnungen entscheiden, anstatt ein und dieselbe Sache mit unterschiedlichen Begriffen zu beschreiben.

Wann sind Rechnungen zu zahlen?

Im nächsten Schritt legen Sie eindeutig fest, wann die von Ihnen erbrachten Leistungen bezahlt werden müssen. Der Zeitpunkt der Zahlung hängt in der Regel von der Vergütungsart ab, also davon, ob z.B. nach Aufwand, ein Festpreis, eine laufende Gebühr oder eine Provision zu bezahlen ist.

Denkbar ist zum einen die Vereinbarung fester Zahlungstermine. Bei Festpreisprojekten können zum Beispiel Zahlungspläne festgelegt werden. Häufig praktiziert wird es aber auch, den Zahlungszeitpunkt vom Zugang einer Rechnung abhängig zu machen. Dies ist zumindest bei der Vergütung nach Aufwand üblich. In diesem Zusammenhang sollte gleichzeitig geregelt werden, wann die Rechnungsstellung erfolgt. Enthält der Vertrag keine Regelung zum Zahlungszeitpunkt von Rechnungen, sind diese von Gesetzes wegen 30 Tage nach dem Zugang zu bezahlen.

Wie erfolgt die Rechnungsstellung?

Heute scheint es normal, Rechnungen per E-Mail zu verschicken – meist als PDF im Anhang. Solange man aber nicht ausdrücklich vertraglich regelt, dass Rechnungen online verschickt werden, besteht gegenüber dem Vertragspartner (zumindest, wenn er keine Privatperson ist) die Pflicht zur Rechnungsstellung auf Papier. Trotz der inzwischen angebrochenen Zeiten des papierlosen Büros gibt es immer noch viele Unternehmen, die aus buchhalterischen Gründen auf Papierrechnungen angewiesen sind. Daher empfiehlt sich eine Vertragsregelung, wonach Rechnungen ausschließlich online erstellt werden.

Was kann man sonst regeln?

Folgende zusätzliche Regelungen zu Preisen und Zahlungsbedingungen sollten Sie überlegen in Ihre IT-Verträgen aufzunehmen, sofern sie im Einzelfall passen:

• Automatische Preisanpassung: Gerade bei langfristigen Verträgen kann es vorkommen, dass die ursprüngliche Preiskalkulation irgendwann nicht mehr passt. Um den Preis nachträglich erhöhen zu dürfen, kann Ihnen eine Preisanpassungsklausel im Vertrag helfen; jedoch nur, wenn sie wirksam ist. Mehr zu diesem Regelungsbereich finden Sie in diesem Beitrag. Und in unserem E-Book finden Sie ein Beispiel einer Preisanpassungsklausel aus der Praxis.
• Regelungen zum Eigentumsvorbehalt: Wenn Sie Ihrem Vertragspartner erlauben, von Ihnen gelieferte IT-Geräte in Raten zu bezahlen, verschafft Ihnen ein Eigentumsvorbehalt gewisse Vorteile – insbesondere im Falle einer unberechtigten Weiterveräußerung oder einer Insolvenz. Sie bleiben solange Eigentümer an den verkauften Gegenständen, bis der Käufer die letzte Rate bezahlt hat.
• Wenn Sie SaaS-Anbieter sind, sollten Sie sich ebenfalls besondere Rechte gegenüber Ihren Vertragspartnern sichern. Kunden, die nicht oder zu spät bezahlen, können von Ihnen bei entsprechender Regelung im IT-Vertrag zum Beispiel durch Zugangs-Sperrungen oder Leistungs-Drosselungen zum Einlenken bewegt werden. Bei der Formulierung dieser Regelung ist allerdings AGB-rechtliche Vorsicht geboten. (Möchten Sie Ihre AGB in laufenden Vertragsbeziehungen wirksam ändern? Hier erfahren Sie, wie’s geht!)

Noch Fragen?

Wenn Sie befürchten, dass Ihre Vereinbarungen zu Preisen oder Zahlungsbedingungen fehlerhaft sind, nutzen Sie einfach unseren IT-Vertragscheck. Gerne können Sie auch gleich Kontakt mit uns aufnehmen, um sich von uns beraten oder Ihre vertraglichen Regelungen entwerfen zu lassen.

Ihre Ansprechperson

Dr. Jochen Notholt

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