Ihre rechtliche Grundausstattung, Teil 3: Anbieter von Onlinediensten (B2B und B2C)

Wie schaffen Sie es als kleineres IT-Unternehmen, mit relativ wenig Aufwand rechtlich professionell aufgestellt zu sein? In dieser Beitragsreihe liefern wir Ihnen hierfür einfache Checklisten. Wir unterscheiden zwischen verschiedenen Arten von IT-Unternehmen und fahren nach unseren ersten beiden Beiträgen (Anbieter von B2B-Standardsoftware / IT-Agenturen) mit einer weiteren Gruppe fort: Anbieter von Onlinediensten.

Anbieter von Onlinediensten – was verstehen wir darunter?

Wir beraten laufend verschiedene Anbieter, die Onlinedienste für die Öffentlichkeit, also für Verbraucher (B2C) und/oder Unternehmer (B2B), entwickelt haben und diese kostenpflichtig oder kostenlos bereitstellen. Dies können z.B.

• Soziale Netzwerke,
• Plattformen für den Onlinehandel,
• Vermittlungsplattformen,
• Bewertungsportale,
• Online-Serviceangebote für Verbraucher

sein.

Im Gegensatz zu Herstellern von B2B-Software geht es für Anbieter von Onlinediensten aus kommerzieller Sicht eher darum, eine große Zahl an Nutzern zu erzielen, als größere Umsätze mit einzelnen Kunden zu erzielen. Daraus ergeben sich auch in rechtlicher Hinsicht abweichende Anforderungen.

Was brauchen diese Anbieter von Onlinediensten nun, um rechtlich professionell aufgestellt zu sein?

„Bessere Geschäfte“: Gute Nutzungsbedingungen

In diesem Bereich unserer Kategorisierung von Anliegen haben wir weniger zu tun als in anderen Gruppen von IT-Anbietern.

Hier brauchen Sie vor allem:

• Gute, d.h. transparente und rechtlich wirksame Nutzungsbedingungen

Obwohl Nutzungsbedingungen von Onlinediensten in der Praxis nicht immer gelesen werden, sollten Sie nicht so vorgehen wie die “Großen” und Ihre Nutzungsbedingungen so schreiben, dass man sie gut und gerne lesen kann. Falls Sie dies nicht tun, besteht nach deutschem Recht schon wegen zu großen Umfangs die Gefahr der Unwirksamkeit. Außerdem sind wir der Meinung, dass Nutzungsbedingungen wie eine Visitenkarte für Sie als Diensteanbieter wirken können.

Im Gegensatz zu z.B. B2B-Softwareanbietern und Agenturen sind Ihre Nutzungsbedingungen als vertragliche Regelungen mit Ihren Nutzern nicht verhandelbar. Deshalb brauchen Sie diesen Teil unserer Beratungstätigkeit nicht in Anspruch zu nehmen.

• Laufende Pflege der Nutzungsbedingungen

Wenn sich an Ihrem Onlinedienst oder in Rechtsprechung und Gesetzgebung Dinge ändern, kann dies Auswirkungen auf Ihre Nutzungsbedingungen haben. Deshalb sollten Sie diese regelmäßig (z.B. jährlich) einem Check auf nötige Anpassungen unterziehen. Hierüber können wir auf Wunsch einen „Pflegevertrag“ schließen.

„Sauber Bleiben“: Gesetze einhalten mit wenig Aufwand

Mindestens ebenso wichtig wie Ihre Geschäftsentwicklung auf rechtlich professioneller Grundlage ist Ihnen mit Sicherheit die Einhaltung rechtlicher Vorschriften durch Ihren Onlinedienst.

Welche Gesetze Sie einhalten müssen, können wir zunächst nur klassisch anwaltlich beantworten mit dem Satz: „Kommt drauf an!“ Aber worauf? Hier einige Beispiele, unter welchen Voraussetzungen Sie welche Gesetze beachten müssen und wie das geht:

• Datenschutzgesetze

Jeder Anbieter von Onlinediensten verarbeitet personenbezogene Daten seiner Kunden und Nutzer und unterliegt deshalb den Datenschutzgesetzen. Wenn Ihre Kunden den Onlinedienst außerdem dazu nutzen, personenbezogene Daten von Dritten zu verarbeiten, sind Sie außerdem sog. Auftrags(daten)verarbeiter Ihrer Kunden und müssen besondere Vorkehrungen zur Einhaltung der Datenschutzgesetze treffen. Unsere Haltung zum Datenschutz und die „DSGVO-Basics“ fassen wir in diesem Beitrag zusammen. Ob Ihr IT-Unternehmen DSGVO-konform aufgestellt ist, erfahren Sie in unserer DSGVO-Checkliste für IT-Unternehmen.

Konkret sollten Sie die folgenden Maßnahmen ergreifen:

• Benennung eines Datenschutzbeauftragten (ab einer gewissen Unternehmensgröße oder, wenn Sie für Ihren Onlinedienst Datenschutz-Folgenabschätzungen durchführen müssen)
• Abschluss von Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung mit Ihren Kunden und Subunternehmern (worauf es bei der Auftragsverarbeitung in der Praxis ankommt, erfahren Sie in unserem E-Book)
• Analyse, ob Ihre Subunternehmer die Datenschutzgesetze einhalten
• Erstellung und Pflege eines Verarbeitungsverzeichnisses
• Erstellung und ggf. Pflege einer Datenschutzerklärung für Ihren Onlinedienst
• Einrichtung von Verfahren zum Umgang mit Betroffenenanfragen
• Analyse zur Einhaltung sonstiger Gesetze

Wenn sich Ihr Onlinedienst nur an Verbraucher richtet, sind Verbraucherschutzgesetze voraussichtlich nicht Ihr Problem. Falls doch, müssen Sie diese Gesetze ebenfalls einhalten. Gerade den Registrierungsprozess Ihres Dienstes sollten wir uns dann genauer anschauen. Hier gibt es einiges zu beachten.

Möglicherweise ist Ihr Onlinedienst auch auf eine bestimmte Branche ausgerichtet, z.B. auf Finanzdienstleister oder regulierte Berufe wie Ärzte oder Rechtsanwälte. Dann müssen Sie womöglich berufsrechtliche Regelungen einhalten. Wir prüfen und begutachten dies für Sie, in der Regel auf Festpreisbasis.

• Falls Sie mit User Generated Content zu tun haben: Einrichtung von Verfahren zum Umgang mit Notice-and-Takedown-Anfragen

Erzeugen Nutzer im Rahmen Ihres Onlinedienstes eigene Inhalte, mit denen sie gegen Gesetze verstoßen und Rechte Dritter verletzen können? Das kann, muss aber nicht der Fall sein. Falls ja, sollten Sie für den Fall gewappnet sein, dass Dritte Sie kontaktieren, weil sie sich durch Inhalte Ihrer Nutzer in ihren Rechten verletzt fühlen. Auf solche Anfragen müssen Sie zügig und angemessen reagieren, um nicht selbst in die Haftung zu geraten.

• Analyse Ihres Onlinedienstes auf Abmahnrisiken

Abmahnrisiken für Ihren Onlinedienst lauern insbesondere im Impressum und in der Datenschutzerklärung. Auch bezogen auf die im Onlinedienst veröffentlichten und zugänglichen Inhalte sollten Sie sich legal verhalten. Wir nehmen eine entsprechende Prüfung gerne auf Festpreisbasis für Sie vor.

„Werte Schützen“: Schutz Ihrer Software und Ihres Unternehmens

Der wichtigste Vermögenswert eines Anbieters von Onlinediensten ist normalerweise … der Onlinedienst. Um diesen rechtlich zu schützen, sollten Sie vor allem auf Folgendes achten:

• Klare Regelungen zu Nutzungsrechten in Ihren Nutzungsbedingungen

In Ihren Nutzungsbedingungen achten Sie darauf, dass Sie Ihren Nutzern Nutzungsrechte an der Software nur in dem Umfang einräumen, die er tatsächlich für die Nutzung braucht – nicht mehr und nicht weniger. Mehr dazu lesen Sie in diesem Beitrag zu Nutzungsrechten.

• Vereinbarungen über die Übertragung geistigen Eigentums

Jeder Onlinedienst basiert auf einer Software, und diese hat irgendwo ihren Ursprung – und häufiger als man denkt, liegt der Ursprung nicht in dem Unternehmen, das den Onlinedienst anbietet. Sie haben die dem Dienst zu Grunde liegende Software zunächst selbst entwickelt und dann eine GmbH gegründet? Spätestens wenn Sie Anteile Ihres Unternehmens verkaufen wollen, kaufen gute Investoren nicht die Katze im Sack. Sie wollen schwarz auf weiß sehen, dass dem Unternehmen die Software, aber auch anderes geistiges Eigentum tatsächlich gehört. Wir helfen Ihnen dabei, rechtssicher zu dokumentieren, dass in dieser Hinsicht alles seine Ordnung hat. (Was Sie hierzu bei Verträgen mit Ihren Mitarbeitern zu beachten haben, lesen Sie übrigens hier.)

• Verfolgung von Missbrauch Ihrer Software

Wenn der Wert Ihres Onlinedienstes in seiner Funktionalität besteht, kann unter Umständen die Gefahr des „Hackings“ durch Kriminelle und des Vertriebs auf dieser Weise „geklauter“ Produkte bestehen. Hier helfen wir Ihnen bei der Verfolgung mit allen Mitteln, die sich uns Anwälten bieten. Mehr dazu lesen Sie in diesem Beitrag.

Ein weiterer Fall des Missbrauchs kann darin bestehen, dass Ihre Nutzer den Dienst unterlizensieren, d.h. den Onlinedienst in größerem Umfang nutzen als sie dies vertraglich dürfen. Auch hier unterstützen wir Sie bei der Wahrnehmung Ihrer Rechte.

Wieso, wir streiten uns doch nicht?

Selbstverständlich helfen wir Ihnen auch, wenn Sie Konflikte mit Kunden, Subunternehmern oder sonstigen Beteiligten haben. Wir haben aber die Erfahrung gemacht, dass sich gerade kleinere IT-Unternehmen auch dann äußerst selten streiten, wenn sie nicht oder kaum rechtlich beraten sind.

Trotzdem gibt es gute Gründe für laufende rechtliche Unterstützung: Ihr Unternehmen macht bessere Geschäfte, Sie haben das Gefühl, rechtlich sauber zu sein, und Ihre Unternehmenswerte sind rechtlich geschützt. Die hierfür nötige Unterstützung durch uns ist kein Hexenwerk und günstiger als Sie vermutlich denken.

Wenn Sie Ihre aktuelle Situation mit uns besprechen und bewerten möchten, nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt mit uns auf.