Ihre rechtliche Grundausstattung, Teil 2: IT-Agenturen

Wie schaffen Sie es als kleineres IT-Unternehmen, mit relativ wenig Aufwand rechtlich professionell aufgestellt zu sein? In dieser Beitragsreihe liefern wir Ihnen hierfür einfache Checklisten. Wir unterscheiden zwischen verschiedenen Arten von IT-Unternehmen und fahren nach unserem ersten Beitrag mit einer weiteren für uns wichtigen Gruppe fort: Agenturen für die Software- und Web-Entwicklung, wir nennen Sie ab sofort „IT-Agenturen“.

Was verstehen wir unter IT-Agenturen?

Wir beraten laufend verschiedene Agenturen im Bereich der Software- und Webentwicklung. Diese Unternehmen werden von ihren (regelmäßig Geschäfts-)Kunden damit beauftragt, Individualsoftware zu entwickeln oder Standardsoftware, soweit möglich, an ihre Bedürfnisse anzupassen. Gegenstand der Beauftragung können auch mehr oder weniger komplexe Websites oder webbasierte Softwareanwendungen sein.

Der Begriff „Agentur“ für diese Art von Unternehmen ist übrigens aus rechtlicher Sicht irreführend. Denn ein „Agent“ ist nach dem Verständnis von Juristen eigentlich jemand, der Leistungen nicht selbst erbringt, sondern Drittleistungen vermittelt. Für Agenturen im IT-Bereich gilt das aber normalerweise nicht, auch wenn sie Unterauftragnehmer (Freelancer, andere Agenturen) engagieren.

Es gibt auf dem Markt eine große Bandbreite an IT-Agenturen: klein und groß, verschiedene Tätigkeitsschwerpunkte und Kundengruppen, verschiedene Vergütungsmodelle. Gerade was den Bereich der Webentwicklung angeht, erbringen auch klassische Werbeagenturen diese Leistungen.

Was brauchen IT-Agenturen nun, um rechtlich professionell aufgestellt zu sein?

„Bessere Geschäfte“: Gute Verträge und Richtlinien

Wenn Sie sich unsere Kategorisierung typischer rechtlicher Anliegen anschauen, steht auch für diese Gruppe von Unternehmen das Interesse im Vordergrund, gute und sichere Geschäfte auf stabiler rechtlicher Grundlage abzuschließen.

Hierfür brauchen Sie aus unserer Sicht zunächst Folgendes:

• Ein eigenes Standard-Vertragswerk, in der Regel bestehend aus
  • einem Musterangebot,
  • zum Musterangebot passenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen,
  • ggf. ein den AGB entsprechender Mustervertrag.

Ein solches Vertragswerk sollte individuell auf Ihre Leistungen und deren rechtliche und kommerzielle Besonderheiten ausgerichtet sein. Wir liefern es Ihnen auf Anfrage zum Festpreis, inklusive aller Abstimmungen, die für die Erstellung nötig sind.

In diesem Zusammenhang stellen wir in letzter Zeit fest, dass IT-Agenturen zunehmend nach den Grundsätzen Agiler Softwareentwicklung arbeiten. Gerade bei größeren Projekten kann es sich lohnen, dieses Vorgehen ausdrücklich vertraglich festzuhalten. Mehr hierzu in Kürze in einem gesonderten Beitrag. Auch für dieses Thema haben wir die passenden individualisierbaren Musterverträge parat.

Wir achten in jedem Fall darauf, dass sich die rechtlichen Regelungen an gängigen Marktstandards orientieren, sodass Prüfungen durch und Verhandlungen Ihrer Verträge mit Anwälten und Rechtsabteilungen Ihrer Kunden schnell über die Bühne gehen. Mehr dazu in diesem Beitrag.

• Analyse Ihrer Vertragssituation mit Subunternehmern, z.B. anderen Agenturen, Freelancern oder auch Hosting-Anbietern; ggf. Anpassung der zu Grunde liegenden Verträge

Sie sollten darauf achten, dass es keine „Risikolücken“ und Widersprüche zwischen Ihren Kundenverträgen und Ihren Subunternehmerverträgen gibt. Mehr dazu erfahren Sie in diesem Beitrag.

• Laufende Pflege Ihres Standard-Vertragswerks

Vielen kleineren Agenturen fallen in ihren Kundenbeziehungen mit der Zeit Dinge auf, die im Standard-Vertragswerk klarer geregelt sein sollten. Deshalb sollten Sie Ihre Standardverträge regelmäßig (z.B. jährlich) einem Check auf nötige Anpassungen unterziehen. Hierüber können wir auf Wunsch einen „Pflegevertrag“ schließen.

• Prüfung und Verhandlung von Vertragsänderungen oder Kundenverträgen auf Kundenwunsch, am besten auf Grundlage einer Risikorichtlinie

Wenn Sie anspruchsvolle Unternehmenskunden haben, prüft regelmäßig deren Rechtsabteilung Ihr Standard-Vertragswerk. Es kann auch – gerade im Rahmen von Ausschreibungen – passieren, dass er auf Grundlage eigener Vertragsbedingungen mit Ihnen ins Geschäft kommen möchte, oder dass er Änderungswünsche an Ihrem Standard-Vertragswerk hat.

In diesen Fällen helfen wir Ihnen dabei, möglichst schnell und pragmatisch zu einem für Sie vertretbaren Ergebnis zu kommen. Welche Vorteile es für Sie hat, hier auf Grundlage einer Risikorichtlinie zu arbeiten, erklären wir in diesem Beitrag. Wir erstellen Ihnen so eine Risikorichtlinie jederzeit auf Festpreisbasis, und wir halten uns dann bei Verhandlungen an diese Richtlinie. Prüfungen und Verhandlungen rechnen wir nach Aufwand oder – bei regelmäßiger Beauftragung – auf Basis von Pauschalen ab.

• Management Ihrer abgeschlossenen Verträge

Ganz egal, wie viele Vertragsbeziehungen zu Kunden und Subunternehmern Sie unterhalten – Ihre Verträge sollten Sie digital, zentral und sicher speichern und archivieren. Auf Wunsch übernehmen wir das für Sie. Wir können dazu auch beliebige Tools zum Vertragsmanagement einsetzen, die zusätzliche Funktionen wie die Verwaltung von Meta-Informationen bieten. So können Sie z.B. Laufzeiten und Risikoprofile Ihrer Vertragsbeziehungen besser im Blick behalten.

„Sauber Bleiben“: Gesetze einhalten mit wenig Aufwand

Mindestens ebenso wichtig wie Ihre Geschäftsentwicklung auf rechtlich professioneller Grundlage ist Ihnen mit Sicherheit die Einhaltung rechtlicher Vorschriften durch die Leistungen Ihrer Agentur.

Welche Gesetze Sie einhalten müssen, können wir zunächst nur klassisch anwaltlich beantworten mit dem Satz: „Kommt drauf an!“ Aber worauf? Hier einige Beispiele, unter welchen Voraussetzungen Sie welche Gesetze beachten müssen und wie das geht:

• Datenschutzgesetze

Als Agentur müssen Sie zunächst mit den Daten Ihrer Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten datenschutzkonform umgehen. Das unterscheidet Sie nicht von jedem anderen Unternehmen, das die Datenschutzgesetze einhalten muss.

Hinzu kommt, dass Sie mit Kunden und Subunternehmern zusammenarbeiten, die ebenfalls gewisse datenschutzrechtliche Pflichten haben. Aus guten Gründen dürfen sie Ihnen insofern keine Steine in den Weg legen. Gerade wenn Sie für Ihre Kunden das Hosting übernehmen oder ihr Onlineprojekt im Produktivbetrieb betreuen, sind Sie vermutlich sog. Auftragsverarbeiter und müssen besondere Vorkehrungen zur Einhaltung der Datenschutzgesetze treffen. Unsere Haltung zum Datenschutz und die „DSGVO-Basics“ fassen wir in diesem Beitrag zusammen. Ob Ihr IT-Unternehmen DSGVO-konform aufgestellt ist, erfahren Sie in unserer DSGVO-Checkliste für IT-Unternehmen.

Konkret sollten Sie die folgenden Maßnahmen ergreifen:

• Benennung eines Datenschutzbeauftragten (ab einer gewissen Unternehmensgröße)
• Abschluss von Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung mit Ihren Kunden und Subunternehmern (worauf es bei der Auftragsverarbeitung in der Praxis ankommt, erfahren Sie in unserem E-Book)
• Analyse, ob Ihre Subunternehmer die Datenschutzgesetze einhalten
• Erstellung und Pflege eines Verarbeitungsverzeichnisses
• Erstellung und ggf. Pflege einer Datenschutzerklärung, falls Sie Ihre Software webbasiert anbieten oder während der Nutzung eine Onlineverbindung mit Ihnen besteht
• Einrichtung von Verfahren zum Umgang mit Betroffenenanfragen
• Gewerbliche Schutzrechte

Aufpassen sollten Sie außerdem beim Umgang mit gewerblichen Schutzrechten (Urheber-, Markenrechte, eingetragene Designs etc.), wenn Sie für Ihre Kunden Leistungen erbringen. Prüfen Sie genau, ob Sie hierfür die nötigen Rechte haben bzw. stimmen Sie sich mit Ihrem Kunden zu entsprechenden Risiken ab.

• Keine Rechtsberatung Ihrer Kunden!

Kunden neigen dazu, Verantwortung möglichst umfassend auf ihre Agentur abzuwälzen. Was Sie als Agentur jedoch weder können noch dürfen, ist Ihre Kunden rechtlich zu beraten. Dies sollten Sie schon in der vertraglichen Vereinbarung mit Ihren Kunden klarstellen. Wenn Sie dann z.B. bei der Entwicklung einer Website unsicher sind, ob diese datenschutzkonform ist, ist es Sache Ihres Kunden, Ihnen die nötigen Anweisungen zu geben. Falls er hierzu nicht in der Lage ist, helfen wir Ihrem Kunden (!) gerne weiter. Sie können unsere Beratungsleistungen schon im Vorfeld zum Bestandteil Ihrer Leistungen an den Kunden machen. Sprechen Sie uns bei Interesse hieran gerne an.

„Werte Schützen“: Schutz Ihrer Software und Ihres Unternehmens

Der wichtigste Vermögenswert einer IT-Agentur sind normalerweise ihr Know-How, ihre Kundenbeziehungen und ihr Personal. Um diese rechtlich zu schützen, sollten Sie vor allem auf Folgendes achten:

• Klare Regelungen zu Nutzungsrechten in Ihrem Standard-Vertragswerk

In Ihrem Standard-Vertragswerk (siehe oben unter „Bessere Geschäfte“) achten Sie darauf, dass Sie Ihren Kunden Nutzungsrechte an der Software nur in dem Umfang einräumen, die er tatsächlich für die Nutzung der Software braucht – nicht mehr und nicht weniger. Mehr dazu lesen Sie in diesem Beitrag zu Nutzungsrechten.

• Regelungen zum Kundenschutz

Zuletzt wurden wir häufiger im Zusammenhang mit dem Thema Kundenschutz beauftragt. Agenturen haben immer wieder das Problem, dass ihre Angestellten und freien Mitarbeiter mit ihrem Know-How zu Kunden oder zur Konkurrenz abwandern. Entsprechende vertragliche Regelungen können Sie davor schützen, bei der Gestaltung ist allerdings einiges zu beachten.

• Vertraulichkeitsvereinbarungen

Gerade im Vorfeld einer Geschäftsbeziehung möchten Kunden gerne wissen, was eine Agentur „auf dem Kasten hat“. Dafür kann es nötig sein, wertvolle Informationen preiszugeben. Vor dem Abfluss des geistigen Eigentums können Sie sich im gewissen Umfang mit dem Abschluss von Vertraulichkeitsvereinbarungen schützen. Hier ein Beitrag dazu, wie wir bei Entwurf und Prüfung solcher Vereinbarungen vorgehen.

Wieso, wir streiten uns doch nicht?

Selbstverständlich helfen wir Ihnen auch, wenn Sie Konflikte mit Kunden, Subunternehmern oder sonstigen Beteiligten haben. Wir haben aber die Erfahrung gemacht, dass sich gerade kleinere IT-Unternehmen auch dann äußerst selten streiten, wenn sie nicht oder kaum rechtlich beraten sind.

Trotzdem gibt es gute Gründe für laufende rechtliche Unterstützung: Ihr Unternehmen macht bessere Geschäfte, Sie haben das Gefühl, rechtlich sauber zu sein, und Ihre Unternehmenswerte sind rechtlich geschützt. Die hierfür nötige Unterstützung durch uns ist kein Hexenwerk und günstiger als Sie vermutlich denken.

Wenn Sie Ihre aktuelle Situation mit uns besprechen und bewerten möchten, nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt mit uns auf.