Was müssen Sie über Change Requests in IT-Verträgen wissen?

In fast jedem IT-Projekt kommt es nach Vertragsschluss zu Änderungen, seien es die der Ziele, Funktionalitäten oder Zuständigkeiten. Für diese Fälle gibt es Change Requests. Was das ist und wie Sie mit ihnen richtig umgehen, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

Änderungen im „statischen“ IT-Projekt

Stellen Sie sich vor, sie haben mit Ihren Vertragspartnern für ein IT-Projekt alle Rahmenbedingungen und Leistungen zu Vertrags-/Leistungsbeginn genau festgelegt (das nennen wir hier „statisches“ IT-Projekt). Doch nun kommt es zu Veränderungen. Deckt der eingangs abgeschlossene Vertrag diese Änderungen noch ab? Falls das nach Ansicht der Beteiligten nicht der Fall ist, muss der Vertrag einvernehmlich geändert werden. Hierfür hat sich in der IT-Praxis das sog. Change Request Verfahren etabliert. Es hilft den Projektpartnern dabei, Leistungsänderungen im laufenden Projekt zügig, sauber und unkompliziert abzuwickeln.

Ein Change Request Verfahren braucht man im Grunde nur in einem „statischen“ IT-Projekt. Inzwischen spielen in der IT-Praxis „agile“ IT-Projekte eine immer größere Rolle. Zu diesem Thema haben wir bereits an anderer Stelle im comp/lex-Blog etwas geschrieben. Im Rahmen „agiler“ Projekte braucht man keine Change Requests, weil dynamische Anpassungen der Leistungsanforderungen hier ohnehin quasi zum Projektablauf mit dazu gehören.

Was ist ein Change Request?

Ein Change Request ist ein definierter Änderungswunsch, der eingeht, nachdem der Umfang der umzusetzenden Anforderungen in einem Projekt verbindlich festgelegt wurde. Er kann den Umfang der definierten Projektanforderungen erweitern, verändern oder reduzieren. Dabei sollten mögliche Auswirkungen und Seiteneffekte, die mit der beauftragten Änderung einhergehen können, schon vor Annahme oder der Stellung eines Change Requests beurteilt werden.

Wer darf Änderungswünsche äußern, und in welcher Form?

Normalerweise äußert der Auftraggeber einen Änderungswunsch. Nichtsdestotrotz darf auch der Auftragnehmer einen solchen Änderungswunsch äußern, zum Beispiel wenn er erkennt, dass das vereinbarte Pflichtenheft für ihn so nicht (mehr) ausführbar ist.

Unsere Empfehlung, unabhängig von der Umsetzung von Change Requests im IT-Vertrag: Halten Sie Änderungswünsche immer schriftlich und begründet fest und dokumentieren Sie außerdem den Umfang der Projektveränderung wegen dieses Change Requests. Vereinbaren Sie außerdem für die Umsetzung einen festen Termin.

Muss der Anbieter Change Requests des Kunden prüfen?

Stellt sich der Änderungswunsch als nicht ganz minimal heraus, sollte unbedingt ein Prüfungsverfahren durchgeführt werden. Gleichzeitig sollten Sie als IT-Anbieter auch vereinbaren, dass eine entsprechende – aufwändigere – Prüfung durch Sie vergütungspflichtig sein wird.

Die Prüfung sollten Sie in jedem Fall durchführen, um festzustellen, ob sich der Änderungswunsch aus einem Fehler des ursprünglich vereinbarten Pflichtenhefts ergibt oder eine neue Anforderung ist. Ist die Änderung durch ursprüngliche Fehler im Pflichtenheft entstanden, bleibt wohl keine andere Möglichkeit als eine Anpassung vorzunehmen (auf Kosten des Auftragnehmers, weil dieser regelmäßig für das Pflichtenheft verantwortlich ist).

Wie läuft die Prüfung ab und wer trägt die Kosten?

Grundsätzlich lässt sich das Prüfungsverfahren in verschiedene Schritte einteilen:

1. Schriftliches Änderungsverlangen des Auftraggebers oder des Auftragnehmers;
2. Formelle Prüfung durch den Auftragnehmer (falls die Änderungswünsche nicht ganz minimal sind);
3. Ggf. Mitteilung an den Auftraggeber, dass die Arbeiten vorläufig einzustellen sind, um Doppelarbeit zu vermeiden (möglicherweise ergeben sich aus dem Änderungswunsch Auswirkungen auf die sich derzeit in Arbeit befindenden Leistungen),
4. Ggf. Rücksprache, ob das Prüfungsverfahren (kostenpflichtig) durchgeführt werden soll und Abstimmung, was im Falle der Nichtdurchführung geschehen soll;
5. Durchführung der Prüfung mit anschließendem Umsetzungsangebot;
6. Beauftragung durch den Auftraggeber oder Ablehnung des Angebots;
7. Durchführung des Changes mit Anpassung der Fristen oder normale weitere Durchführung des Vertrags.

Wann darf der Anbieter Changes ablehnen?

Change Requests können abgelehnt werden, wenn Änderungen im Rahmen des Change-Request-Managements nicht ordentlich dokumentiert wurden, es sich um wirtschaftlich unbedeutende Änderungen handelt oder die Änderungswünsche einen erheblichen Mehraufwand bedeuten. Gerade hierfür ist das zuvor beschriebene Prüfungsverfahren unentbehrlich. CRs können außerdem abgelehnt werden, wenn sie sich schlicht nicht realisieren lassen oder eine erhebliche (zeitliche) Verzögerung für das Projekt bedeuten. Weitere Ablehnungsgründe können Sie außerdem vertraglich vereinbaren.

Wie erfolgt die Vertragsänderung?

Die Vertrangsänderung erfolgt durch Anpassung der Leistungsvereinbarung. Ihr IT-Projektvertrag sollte zu diesem Bereich folgende Regelungen enthalten:

• Wer darf wann aus welchen Gründen einen Change Request stellen?
• Aus welchen Gründen darf der Auftragnehmer die Durchführung der Änderung verweigern?
• Wird der Auftragnehmer für die Prüfung des CRs vergütet, und wenn ja, in welcher Höhe?
• Wie wird das CR-Verfahren durchgeführt? (Ggf. unter Einbeziehung eines zum Vertrag passenden CR-Formulars, das Vertragsbestandteil wird.)
• Wie dokumentieren die Parteien die Leistungsänderung im Vertrag?
• Wie erfolgen jeweils notwendige Anpassungen des Projekt- und Zeitplans?

Alles klar mit Ihren CR-Verfahren?

Falls Sie unsicher sind, ob mit Ihren Change-Request-Regelungen in Ihren IT-Projektverträgen und AGB alles in Ordnung oder ob Luft nach oben ist: Beauftragen Sie uns mit einem IT-Vertragscheck. In unserer Produktübersicht erfahren Sie, welche Leistungen wir im Zusammenhang mit IT-Projektverträgen für Sie erbringen und was Sie das kostet.

Ihre Ansprechperson

Dr. Jochen Notholt

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