Die fünf größten Fehler in IT-Leistungsbeschreibungen

Hatten wir schon erwähnt, was das Wichtigste an einem guten IT-Vertrag bzw. einem guten Vertragsangebot ist? Genau, eine gute Leistungsbeschreibung. Hier zeigen wir Ihnen fünf klassische Fehler in IT-Leistungsbeschreibungen - und wie Sie diese leicht vermeiden können.

Meine Zeit als Angebots-Lektor

In meiner Vergangenheit als Großkanzleianwalt war ich den Großteil meiner Zeit für ein sehr großes internationales IT-Unternehmen tätig. Die Arbeit der dortigen Rechtsabteilung bestand – wie durchaus zu erwarten – in der Prüfung und Verhandlung von IT-Vertragsunterlagen. Die Projekte in so einem Unternehmen sind häufig sehr groß und komplex, und entsprechend sind es auch die Leistungsbeschreibungen. Wie lautete also (zumindest zu „meiner Zeit“) die Aufgabenstellung in diesem Unternehmen an die beteiligten Anwälte?

Unsere Aufgabe bestand darin, alle Vertragstexte zu lesen – und damit meine ich ALLE. Denn zu den Vertragstexten zählen auch alle Anlagen zum Vertrag, unter anderem alle Leistungsbeschreibungen. ALLE Leistungsbeschreibungen. Das können manchmal mehrere hundert Seiten Projektbeschreibung, technische Spezifikation etc. sein. Ganz schön langweilig? Stimmt.

Nun berate ich lieber kleinere IT-Unternehmen, die so clever sind, ihr Geld nicht für eine Armada hochbezahlter Anwälte auszugeben, die ihre kommerziellen Angebote redigieren. Sie schreiben ihre Leistungsbeschreibungen lieber selbst, vermeiden die größten Fehler und sind auch ohne anwaltliche Unterstützung auf der sicheren Seite. (Falls Sie unsicher sind, dürfen Sie uns aber natürlich trotzdem ab und zu fragen.) Aber welches sind die größten und leicht zu vermeidenden Fehler? Fünf von ihnen finden Sie hier.

Fehler Nr. 1: Unklare und unverständliche Texte

Das grundlegende Problem an IT-Leistungsbeschreibungen ist, dass die Autoren meist weder Juristen noch Germanisten, sondern Informatiker, Wirtschaftsingenieure etc. sind. Und dass es aus rechtlicher Sicht auch darum geht, dass im Zweifel ein am Projekt nicht beteiligter Dritter (im Worst Case: ein Richter) grob verstehen sollte, worum es im Projekt geht und welche Pflichten Sie als Anbieter haben.

Setzen Sie also beim Leser nicht zu viel Verständnis voraus und achten Sie auf die folgenden „Basics der Verständlichkeit“:

• Eine klare, nachvollziehbare inhaltliche Struktur / Gliederung
• Keine Rechtschreib- und Grammatikfehler
• Keine zu langen und verschachtelten Sätze
• Möglichst keine Passivform (diese verschleiert häufig die Frage der Verantwortlichkeit für eine Leistung)
• Erläuterung von Abkürzungen (die Sie außerdem nicht inflationär einsetzen sollten)

Klingt das alles für Sie selbstverständlich? Glauben Sie mir: Das ist es nicht.

Fehler Nr. 2: Nach oben offener Leistungsumfang („Catch-All“)

Sie müssen den Umfang Ihrer Leistungen klar ein- und abgrenzen, ansonsten versprechen Sie womöglich mehr als Sie halten können und wollen. Der klassische Weg einer nicht abschließenden Beschreibung besteht in der Verwendung der Worte „insbesondere“, „zum Beispiel“, „unter anderem“ etc. Der Fachmann nennt solche „nach oben offenen“ Beschreibungen „Catch-All“-Klauseln.

Die Gefahr in der Praxis liegt allerdings weniger darin, dass Sie in Ihren eigenen Leistungsbeschreibungen „Catch-All“-Klauseln formulieren. Praktisch relevant ist eher der Fall, dass im Rahmen einer Ausschreibung Ihr Kunde seine Leistungsanforderungen in Form von „Catch-All“-Klauseln formuliert – und der Anbieter dies im Rahmen seines Angebots akzeptiert.

Ein besonders fieser Weg, wie Kunden versuchen, eine „Catch-All“-Klausel zum Vertragsbestandteil zu machen: Der eigentliche Vertrag enthält wie in guten Verträgen üblich, eine Regelung zur Rangfolge. In dieser Klausel wird nicht nur das Ausschreibungsdokument des Kunden zum Vertragsbestandteil gemacht, ihm wird auch noch Vorrang vor dem Angebot des Dienstleisters eingeräumt. So eine Regelung müssen Sie als Dienstleister unbedingt verhindern.

Fehler Nr. 3: Unbewusste „Garantien“

So gerne Sie Ihren Kunden etwas „garantieren“: Vermeiden Sie diesen Begriff in Ihren Leistungsbeschreibungen. Die „Garantie“ verpflichtet Sie womöglich zu etwas, was über die gesetzlichen Rechte Ihres Kunden hinausgeht (schauen Sie sich hierzu gerne z.B. § 443 BGB an). Ersetzen Sie „garantieren“ z.B. durch „sicherstellen“ oder „gewährleisten“.

Fehler Nr. 4: Falsche Versprechungen

Gerade wenn der Vertriebler ein Angebot schreibt, schießt er mit seinen Versprechungen manchmal ein wenig über das Ziel hinaus. So beginnt zum Beispiel ein Outsourcingprojekt gerne mal mit einer „nahtlosen Transition“ (die es in der Praxis kaum geben kann), die Software „lässt keine Wünsche offen“, oder „Ihre Sorgen mit dem Konkurrenzprodukt XY haben ein Ende“. Hier hilft ein wenig Zurückhaltung, denn aus rechtlicher Sicht müssen Sie sich an Zusagen dieser Art durchaus messen lassen.

Fehler Nr. 5: Rechtsbegriffe

Erstaunlich häufig stellt man fest, dass sich Autoren einer Leistungsbeschreibung als Vertragsjuristen versuchen. Da finden sich plötzlich auf Seite 67 unten Regelungen zur „Abnahme“, oder es ist zumindest öfter in der Leistungsbeschreibung von der Abnahme die Rede. Das muss nicht unbedingt falsch oder gefährlich sein. Geschieht dies allerdings im Zusammenhang mit einer Leistung, die als Dienstleistung erbracht werden soll, steigt das Risiko, dass ein Dritter die Leistung als Werkleistung sieht. Außerdem widersprechen die Regelungen vermutlich anderen Regelungen im eigentlichen Vertrag. Halten Sie sich also mit Rechtsbegriffen in Ihrer Leistungsbeschreibung zurück. Überlassen Sie das dem eigentlichen Vertrag und den Anwälten, die ihn entwerfen und verhandeln.

Fehler vermeiden, rechtssicher anbieten!

Das Erfolgsrezept für Ihre Angebote lautet also wie folgt:

• Sie vermeiden beim Entwurf Ihrer Leistungsbeschreibung die größten Fehler (siehe oben),
• Ihre Leistungsbeschreibung enthält alle wesentlichen Elemente (siehe hier),
• Sie bieten auf Basis guter Vertragsbedingungen an.

Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie bei einem dieser Schritte unsere Hilfe brauchen.