Formanforderungen im IT-Vertrag: Was ist der Unterschied zwischen Wirksamkeit und Beweisbarkeit?

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Aus den Gesprächen mit unseren Mandanten lernen wir immer wieder wichtige Dinge dazu. Das, was uns Anwälten selbstverständlich erscheint, ist es längst nicht immer. Aber es lässt sich zumindest schnell erklären. Und das versuche ich jetzt an einem einfachen Beispiel. Es geht um die auf den ersten Blick einfache Frage, ob und warum Unternehmen Verträge in einer bestimmten Form abschließen sollten.

Beispiel: Abschluss von NDAs in Schriftform?

Die Mandantin, um die es hier geht, ist ein aufstrebendes IT-Unternehmen im Bereich der Energieinformatik. Im Rahmen ihrer Beziehungen zu potenziellen Kunden, Kooperationspartnern und Investoren ist der erste Schritt, um miteinander ins Geschäft zu kommen, häufig der Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung („NDA“ – in diesem Beitrag erfahren Sie mehr dazu, wie wir mit dieser Vertragsform umgehen).

Die Mandantin wollte nun von uns wissen, was sie beim Abschluss von NDAs aus formeller Sicht beachten sollte. Reicht es aus, wenn sich die jeweiligen Ansprechpartner der Unternehmen E-Mails hin und her schicken, in denen sie sich die Akzeptanz des NDA-Vorschlags einer Seite bestätigen? Oder müssen sich die Beteiligten im Original von den Geschäftsführern unterzeichnete Dokumente mit der Post schicken?

Als Anwalt muss man hierauf leider die allseits beliebte Universalantwort geben: “Kommt drauf an.” Aber worauf eigentlich?

Der feine Unterschied: Wirksamkeit und Beweisbarkeit

Kurz gesagt: Es kommt darauf an, worauf es dem Unternehmen ankommt.

Geht es noch etwas genauer? Aber natürlich. Man muss in rechtlicher Hinsicht zwei verschiedene Aspekte unterscheiden:

  • Die rechtliche Wirksamkeit eines Vertrags, und
  • die Beweisbarkeit der Wirksamkeit eines Vertrags.

Wann heißt Wirksamkeit, und wann sind Verträge unwirksam?

Zunächst zur Wirksamkeit: Verträge sind wirksam, wenn sie rechtlichen Bestand haben – so einfach ist das. Die Wirksamkeit von Verträgen hat folgende Voraussetzungen:

  • Vertragliche Einigung der Vertragspartner
  • Kein Grund für die Unwirksamkeit

Über die Frage, wann eine vertragliche Einigung vorliegt und wann nicht, können wir viele, viele interessante Blogbeiträge schreiben. Das mache ich vielleicht später mal.

Wichtiger ist jetzt zunächst die Frage nach der möglichen Unwirksamkeit. Es gibt verschiedene gesetzliche Gründe für die Unwirksamkeit von Verträgen. Beispiele sind die Sittenwidrigkeit eines Vertrags oder eine wirksame Anfechtung (in Fällen, in denen der Irrtum einer Partei zum Vertragsschluss geführt hat oder eine Partei getäuscht wurde). Und eben auch die Formunwirksamkeit. Diese liegt vor, wenn der Vertrag formelle Voraussetzungen nicht erfüllt, die entweder das Gesetz (gesetzliches Formerfordernis) oder die Parteien (gewillkürtes Formerfordernis) an ihn stellen.

Klassisches Beispiel für ein gesetzliches Formerfordernis ist der Kaufvertrag über ein Grundstück, der nicht nur schriftlich erfolgen, sondern auch notariell beurkundet sein muss (§ 311b Abs. 1 BGB).

Beispiel für ein gewillkürtes Formerfordernis ist die Regelung in einem Vertrag, wonach Änderungen an diesem Vertrag die Schriftform erfordern (so etwas gibt es sehr häufig).

Im Bereich der IT-Verträge gibt es im Grunde keine gesetzlichen Formerfordernisse. (Außer vielleicht, man bezeichnet den Unternehmenskaufvertrag über ein IT-Unternehmen als IT-Vertrag.) Für unser NDA-Beispiel bedeutet das, man muss bezogen auf die Form keine besonderen Dinge beachten, damit es wirksam ist. Ein NDA kann sogar mündlich wirksam vereinbart werden – z.B. dadurch, dass ein Unternehmen dem Geschäftsführer eines anderen Unternehmens das NDA vorlegt, er es durchliest und sagt: „Ja, das passt für mich.“ Wichtig für die Wirksamkeit ist allerdings, dass diese Erklärung jemand abgibt, der dazu auch befugt ist (z.B. ein Geschäftsführer oder Prokurist). (Sonst fehlt es an der vertraglichen Einigung der Parteien, s.o.).

Merke also: IT-Verträge sind fast nie aus formellen Gründen unwirksam, höchstens bei Verstoß gegen ein gewillkürtes (vertraglich vereinbartes) Formerfordernis.

Was heißt Beweisbarkeit, und wann kommt es darauf an?

Unternehmen schließen Verträge aus verschiedenen Gründen ab: Zum Beispiel zur präventiven Klärung möglicher Missverständnisse, für eine saubere interne Dokumentation von Geschäftsabschlüssen, aber auch für den Fall, dass sie abgesichert sind, wenn es zu Problemen kommt. Zum Beispiel in der folgenden Situation: Ein Unternehmen beruft sich in einer rechtlichen Auseinandersetzung auf einen wirksamen Vertrag, aber der Vertragspartner bestreitet partout, dass der Vertrag geschlossen wurde.

In dieser Situation nützt die Wirksamkeit eines Vertrags wenig, er muss aber beweisbar sein. Je besser es um die Beweisbarkeit von Tatsachen (wie z.B. den Abschluss bestimmter Vereinbarungen wie NDAs) steht, desto größer sind die Erfolgsaussichten bei Gericht, oder schon im Vorfeld eines möglichen Verfahrens.

In diesem Sinne haben den höchsten Beweiswert per Hand unterzeichnete Dokumente, weil man die Echtheit ggf. mit Hilfe graphologischer Gutachten beweisen kann. Digital signierte Dokumente können einen genauso hohen Beweiswert haben, dies ist allerdings abhängig von der Art der Signatur. Beim Dokumentaustausch per einfacher (d.h. unsignierter) Mail kommt es auf die Umstände des Einzelfalls an, wie es um die Beweisbarkeit bestellt ist. Gleiches gilt für mündliche Vertragsschlüsse.

Was folgt daraus für das NDA-Beispiel?

In unserem Beispiel war es unserer Mandantin tatsächlich wichtig, für den Fall der Fälle beweisbare Dokumente in der Hinterhand zu haben. Da dem Unternehmen der Einsatz einer E-Signing-Lösung gerade zu umständlich ist, haben wir geraten, gegenüber Vertragspartnern tatsächlich auf den Austausch im Original unterzeichneter Dokumente zu bestehen. Wenn man schnell mit der Zusammenarbeit beginnen möchte, kann man es aber ausreichen lassen, zunächst Scans der Dokumente per Mail auszutauschen und sich die Originale später mit der Post hin und her zu schicken.

Alles OK mit Ihrem Vertragsmanagement?

Welche formellen Anforderungen Ihr Unternehmen an den Abschluss von Verträgen stellt und wie Sie Vertragsschlüsse dokumentieren, bezeichnet man als Vertragsmanagement. Ein angemessenes Vertragsmanagement ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum rechtlich professionell aufgestellten IT-Unternehmen. Falls Sie die weiteren Schritte kennenlernen möchten, laden Sie sich am besten hier unsere Kurzanleitung zum Thema herunter. Und zögern Sie natürlich nicht, uns für weitere Fragen jederzeit zu kontaktieren.

Ihr Ansprechpartner

Jochen Notholt

inbox@comp-lex.de


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